Динамика рынка систем управления бизнес-процессами

Желание улучшить свою конкурентоспособность в условиях неопределенности требует от компаний все более гибкого подхода к работе с ресурсами. Для достижения высоких результатов нужно переходить от традиционного метода управления бизнесом к процессному и в дальнейшем автоматизировать бизнес-процессы. Вызовы нового времени, такие как удаленная работа и цифровая трансформация, значительно ускорили переход компаний к внедрению систем автоматизации управления бизнес-процессами.

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами компании (BPM) – это в первую очередь контроль за работой каждого элемента бизнеса, при котором организованный набор действий человека или коллектива эффективно решает конкретную задачу. Можно сказать, что BPM – это управление последовательностью действий. Суть автоматизации заключается в освобождении человеческих и финансовых ресурсов в цепочке действий за счет переноса механических работ в цифровую среду. При этом автоматизация может затронуть практически любой бизнес-процесс компании: маркетинг, бухгалтерия, HR-служба, документооборот и др.

Целью автоматизации является не замена сотрудников, выполняющих рутинную работу, а высвобождение их времени для более важных исследовательских задач, предполагающих применение и развитие навыков.

Кроме того, автоматизация позволяет четко распределить ответственность на каждом этапе бизнес-процесса, делая его прозрачным и упорядоченным. Она поможет визуализировать результаты бизнес-процессов для дальнейшего анализа, планирования и принятия решений.

В России BPM-системы стали внедрять не так давно, а в последние годы все больше средних и малых предприятий автоматизируют свои бизнес-процессы. На рынке развиваются отечественные BPM-системы, которые отличаются доступной ценой. Это происходит на фоне роста общего объема мирового рынка средств BPM, который с каждым годом движется в сторону интеграции с технологиями искусственного интеллекта и анализа больших данных. Это открывает такие новые технологические возможности для автоматизации бизнес-процессов, как прогнозирование результатов деятельности и оптимизация рутинных задач, например, поиск аномалий в договорах, автоматическое определение ответственного по бизнес-процессу, семантический анализ документов и т. д.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Объединяя несколько бизнес-процессов, BPM-система аккумулирует данные о продуктах компании, о ее внутренних и внешних связях, клиентах и о многом другом в зависимости от области применения. Это позволяет компании не только автоматизировать, но и оптимизировать сразу несколько бизнес-процессов, обеспечивая ряд долгосрочных преимуществ.

Внедрение BPM-системы позволяет компании экономить ресурсы либо за счет сокращения затрат, либо за счет оптимизации производительности труда.

Система избавляет сотрудников от рутинной работы, тем самым она сокращает время, затраченное на выполнение цикличных действий. Кроме того, система позволяет мгновенно и адаптивно реагировать на изменения бизнес-среды.

Такие решения повышают качество коммуникаций и уровень согласованности действий в коллективе благодаря прозрачному учету и контролю действий сотрудников. Визуализированный анализ результатов поможет компании следить за достижением желаемых показателей.

Автоматизация также позволяет значительно ускорить бизнес-процессы за счет сокращения времени и распределения ответственности на каждом этапе, а также возможности решать несколько задач параллельно. В частности, это касается подготовки документов как для внутреннего анализа в виде отчетов, так и при работе с партнерами. Работу с документами относят к наиболее сложноорганизованному процессу на предприятии, а внедрение электронных решений существенно упрощает его.

Стоит ли начать с электронного документооборота?

Внедрение BPM-систем в большинстве компаний начинается с автоматизации документооборота, так как эффективное управление потоками информации - база для построения системы в дальнейшем. Электронный документооборот актуален для частных и государственных предприятий, так как помогает исполнять стандарты и регламенты традиционных процессов любой организации в цифровой среде, повышая качество внутренних и внешних взаимодействий.

Сегодня системы документооборота трансформируются в комплексные решения, которые не только обслуживают процесс создания и перемещения внутренней документации в электронном виде, но и управляют документами в соответствии с текущими задачами. Это помогает эффективно организовать работу на всех уровнях, сократить временные затраты при согласовании документов, а также формировать отчетность при сохранении высокого уровня безопасности информации.

Именно поэтому главным признаком цифровой трансформации компании остается автоматизация документооборота, ведь бизнес-процессы тесно связаны с формированием документации и совместным доступом к управлению данными.

Динамика рынка ВРМ

В начале 2020 года первой реакцией на COVID-19 стала задержка старта новых проектов – в первую очередь все силы компаний на какое-то время были заняты обеспечением эффективной удаленной работы сотрудников. Также введение удаленного режима работы повлияло и на уже активные проекты. Но уже во второй половине года крупные компании и госкорпорации, осознав, что удаленка с нами надолго, массово озадачились вопросами автоматизации. Причем, как неоднократно отмечалось многими экспертами, границы между классами систем полностью размылись – заказчику не нужно ПО, реализующее только классическую функциональность одного класса (BPM, ECM, СЭД, и т.д). Реальные потребности корпоративного мира оказались намного сложнее, и компании начали активно искать максимально гибкую систему, которая помогла бы эффективно решить стоящие перед ним кроссфункциональные непростые задачи реального бизнеса.

«Следствием перехода на удаленный режим стало усложнение процессов горизонтального взаимодействия сотрудников компании и снижение непосредственного контроля за их работой со стороны руководства. Естественная реакция на это – увеличение интереса заказчиков к системам, которые обеспечивают исполнение стандартов и регламентов операционных процессов компании, что и является основным назначением BPM-систем»

– рассказал Дмитрий Арефьев, руководитель направления автоматизации бизнес-процессов Digital Design.

Также растущим трендом является усиление интереса заказчиков к модернизации существующих систем с акцентом на функциональность, востребованную для удаленной работы: реализацию полнофункционального и дружелюбного веб-интерфейса (что позволит оптимизировать процессы поддержки удаленных пользователей), механизмов обеспечения юридической значимости принимаемых в системах решений, перевода документооборота в безбумажный вид, а также интеграции существующих систем с операторами ЭДО.

В целом можно выделить следующие последствия пандемии:

  • Переход на удаленный режим работы увеличил потребность в формализации корпоративных бизнес-процессов, повышении их прозрачности и управляемости. Эти факторы становятся критичными для выживания в непростой и высококонкурентной среде современной экономики России, а без автоматизации удовлетворить эту потребность не представляется возможным.
  • Компании оторвались от территориальной привязанности к офисам и привыкли к удаленному режиму работы. В результате снизился объем проектных командировок, что позитивно сказывается на бюджетах проектов, продуктивности работы сотрудников, общей удовлетворенности и снижении риска быстрого «выгорания», характерного для работы проектного персонала.

Все это приведет к консолидации рынка услуг автоматизации, повышению профессионализма его игроков, а, значит, к большему числу успешных проектов, которые в итоге сделают работу чуть проще.

BPM-система Docsvision

Digital Design реализовала сотни проектов для повышения эффективности деятельности компаний при помощи внедрения автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами на базе платформы Docsvision. Она предназначена для управления документооборотом и бизнес-процессами и предлагает комплексный подход к внедрению программных продуктов автоматизации, при котором каждый элемент системы подстраивается под конкретные нужды заказчика.

BPM-система Docsvision

На базе Docsvision компании внедряют электронный архив документов, договорной и кадровый документооборот, а также специализированные решения. За более чем 20 лет развития платформа Docsvision приобрела ряд существенных преимуществ:

  • Легкий и мобильный интерфейс. 95% пользователей Docsvision считают интерфейс простым и удобным, и его можно настроить в соответствии с регламентами компании.
  • Настройка без программирования. В системе есть 10 визуальных конструкторов, которые позволяют настроить решение без программирования - карточки, согласования, бизнес-процессы и т. д.
  • Интеграция и масштабирование. Система прошла тестирование на 100 000 одновременных подключений без потери производительности.

В каждой компании есть свои особенности организации бизнес-процессов, поэтому мы будем рады ответить на вопросы о возможности адаптации платформы для решения Ваших задач!