Долговременное хранение документов

Документы долговременного хранения — это

Организации госсектора и коммерческие структуры обязаны хранить архивные документы в течение предусмотренных законодательством сроков, которые определяются различными нормативными правовыми актами. В частности, в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, зафиксированы типовые управленческие документы. Они классифицируются по принадлежности к тому или иному виду деятельности. Делятся на документы постоянного или временного хранения. В последнем случае период может быть зафиксирован в годах или указан в виде различных условий: «до замены новыми», «до минования надобности», «до ликвидации организации».

К документам долговременного хранения относят те, архивирование которых обеспечивается на протяжении более чем 10 лет. Ниже некоторые их виды:

1. Часть документов по личному составу. Например, приказы и распоряжения, трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела руководителей и работников. Сроки их хранения могут доходить до 75 лет.
2. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг.
3. Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним. Протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
4. Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам.

В качестве примеров документов постоянного хранения можно привести:

1. Годовую бухгалтерскую (финансовую) и бюджетную отчетность.
2. Некоторые виды документов, связанных с организационным управлением. В том числе: учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества, уставы, положения организации.
3. Часть документов, связанных с трудовыми отношениями. Коллективные договоры, положения, инструкции об обработке персональных данных.

Документы постоянного и долговременного хранения передаются в СХЭД

В соответствии с правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут передаваться в специализированные информационные системы СХЭД. Регулирование распространяется на государственные органы, органы местного самоуправления и прочие организации, являясь для первых обязательным, а для остальных — рекомендательным.

СХЭД — это система хранения электронных документов. Она должна обеспечивать:

• отслеживание сроков передачи документов в архив;
• прием, проверку и хранение ЭД вместе с метаданными и файлами электронных документов;
• систематизацию ЭД в разрезе номенклатуры дел;
• поддержание юридической значимости электронных документов в течение установленных сроков хранения;
• формирование обязательных архивных учетных форм;
• автоматический контроль состояния ЭД с проверкой наличия вредоносного программного кода;
• резервное копирование электронных архивных документов;
• предоставление доступа к ЭД;
• отслеживание сроков уничтожения документов;
• формирование уведомлений об истечении сроков хранения и уничтожение электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров;
• принятие решений экспертной комиссией при выделении к уничтожению дел, электронных архивных документов, не подлежащих хранению.

В органах государственной власти СХЭД должна соответствовать типовым функциональным требованиям, утверждённым приказом Росархива от 15 июня 2020 года N 69.

Передача документов постоянного и долговременного хранения в СХЭД позволяет компаниям

1. Освободить другие информационные системы от миллионов файлов, не требующихся в оперативной работе. Это положительно сказывается на производительности неспециализированных решений, снижая затраты на их поддержание и риски потери данных.
2. Избежать штрафов и финансовых потерь, связанных с нарушением правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также в случаях, когда не обеспечена юридическая значимость ЭД.
3. Автоматизировать работу делопроизводителей и архивистов. В частности, система контролирует передачу ЭД в архив. Автоматически отслеживает и уничтожает на основании соответствующих актов документы с истекшими сроками хранения. Позволяет готовить учетные архивные формы по заданным шаблонам, оперативно предоставлять доступ к данным по заявкам сотрудников.

Проблемы долговременного хранения электронных документов: подтверждение валидности

Одной из основных проблем хранения электронных документов является обеспечение их юридической значимости. Стандартные усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) в формате CAdES-BES имеют сертификат ключа проверки ЭП со сроком действия, составляющим 1 год, и не решают данную задачу.

Более подходящий вариант для долговременного хранения документов с обеспечением их юридической значимости — усовершенствованная УКЭП в формате CAdES-X Long Type 1. Она содержит дополнительную информацию: штамп времени создания подписи и подтверждение действительности сертификата ЭП в момент подписания. Такой комплект позволяет обеспечить валидность документа на протяжении 15 лет.

Полностью же решить проблему долговременного хранения электронных документов с обеспечением их юридической значимости помогает применение УКЭП в формате CAdES-A (Archival). Этот вид подписи формируется на основе CAdES-X Long Type 1 и позволяет до истечения предыдущего штампа времени ставить дополнительный — archive time stamp. Таким образом срок хранения валидного документа может автоматически продляться с нужной периодичностью еще на 15 лет.

Компании «Диджитал Дизайн» и «ДоксВижн» недавно провели вебинар, в ходе которого поделились опытом внедрения СХЭД и подробно рассказали о технологиях автоматического переподписания ЭД.

Долговременное хранение электронных документов на практике

В соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и от 31.07.2023 № 77, а также потребностями заказчиков мы предлагаем решение «Долговременный архив», позволяющее:

• передавать дела в СХЭД с составлением необходимых актов и описей;
• обеспечить валидность ЭД бессрочно или на протяжении требуемого периода времени;
• систематизировать и учитывать документы в соответствии с номенклатурой дел организации, подразделений и архивных фондов. Вести обязательные учетные архивные формы;
• уничтожать ЭД по истечении сроков хранения с созданием и согласованием с экспертной комиссией необходимого комплекта документов;
• предоставлять доступ к данным в СХЭД на основании заявок и с составлением соответствующих актов.