Для руководства
Сейчас существует много инструментов для удалённой работы и организации цифрового рабочего места (digital workplace), многими из которых можно пользоваться на бесплатной основе, но я хотел рассказать в первую очередь о том, как их можно быстро и безболезненно внедрить (а об инструментах вы можете почитать здесь). Думаю, без вебинаров и интерактивного общения это будет сложно сделать, особенно если люди уже работают из дома. И здесь нужно информирование, в том числе с привлечением топ-менеджмента.
Принимаем решение и устанавливаем правила игры
Также важно понимать, что особо сейчас экспериментировать не стоит, нужно единое управленческое решение, чтобы сотрудники каждый раз не думали, где найти своего коллегу. И нужно решить, пока люди не разбрелись: кто-то в Slack, кто-то – в Teams.
Полезно еще установить некие «правила игры» и сделать памятки, чтобы люди имели их под рукой. Там можно обозначить часы работы и регулярность проверки почты и мессенджеров, чтобы руководству было проще понять, что все сотрудники находятся на связи.
Keep calm and ...
Следующий пункт будет про спокойствие – больше для руководителей и сотрудников HR– есть опасение, что скажется общая нервная обстановка и люди вообще одичают. Рекомендую завести часы, когда можно прийти в условную виртуальную приёмную руководителя и поделиться своими проблемами, и чтобы это работало для сотрудников ровно так же, как и в обычные времена в офисе для них открыта дверь.
Проводим встречи и продолжаем взаимодействовать
Ну и общие моменты по организации, которые плюс-минус всем известны как Agile ритуалы, тем не менее в удалённом формате приобретают большую значимость – это ежедневные stand-up встречи и в общем принцип ежедневной постановки задач (в идеале длительность самих задач не должна превышать дня).
Не рекомендуется давать удалённому сотруднику задачу на неделю, потому что есть высокая вероятность узнать, что что-то пошло не так. А ввиду того, что некоторые люди, возможно, не привыкли взаимодействовать в формате цифрового рабочего пространства (digital workspace), рекомендуется проводить и вечерние встречи, чтобы подвести результаты и уделить внимание психологической составляющей команды.
Ещё одна обязательная вещь в Agile-практиках – это периодические встречи с меньшей регулярностью (раз в неделю/ раз в 2 недели) для отслеживания общего прогресса команды и планирования задач на следующую неделю.
При любой онлайн коммуникации я рекомендую демонстрировать экран, чтобы все смотрели на одну картинку. Регулярная проблема при просмотре вебинаров, например, – это соблазн проверить почту и чаты («я же слушаю!»), и она возникает с большей вероятностью, чем на общей встрече в переговорной комнате. Поэтому включенная камера и гарнитура – вполне себе необходимость для того, чтобы удаленно взаимодействовать. Интерактивом на встрече может выступить продукт типа Miro (это может быть даже Power Point online), либо просьба отписаться и поставить плюсики в чате/ что-то прокомментировать.
Для сотрудников
Мы часто слышим про проблемы концентрации внимания при работе из дома. Тем не менее у всех есть хорошие привычки, выработанные в офисе, и теперь просто нужно их адаптировать под существующие условия труда. Получается, если привыкли пить чай с коллегами в определенное время, то можно даже завести общую онлайн беседу и пить чай – это ведь тоже настраивает на рабочий лад!
Как бы странно ни звучало, встречаемся!
Не стоит забывать про встречи, ведь 15 минут в день – не такая большая плата, да и многие сейчас экономят время на дорогу в пробках.
PDCA
Хотелось бы рассмотреть еще один психологический момент, который касается списка задач. Те списки, что мы обсуждаем на утреннем stand-up митинге – это важно, однако я рекомендую (особенно тем людям, которым сложно заставить себя работать из дома) выделять более чёткие шаги для себя. В идеале они должны точно совпадать с тем, что нужно делать. К примеру, есть задача написать отчет, но на самом деле нужно заставить Сергея прислать данные, оформить это и пр. Соответственно важно, чтоб в списке задач это выглядело именно так. Очень много «прокрастинируемых» задач таким методом легко сдвигаются с мертвой точки таким методом.
Оформляем рабочее пространство и собираемся на работу
Но принципиальный на мой взгляд момент – категорически не рекомендую есть на рабочем месте, т.к. есть риск испортить дорогую технику, да и в целом, рабочее место – это не то, где вы едите или играете. В идеале следует оформить рабочее место там, где вас ничто не связывает с отдыхом.
Я категорически рекомендую не работать в халате (особенно с веб-камерой), надевайте обычную одежду, которую вы привыкли носить в офис. Наш мозг иногда более примитивен, чем мы думаем. И, если вы привыкли в костюме ходить на работу, возможно, это то, что стоит продолжить делать!
Концентрация: отделяем работу от котлет и разбиваем рабочий день на помидорки
Есть у нас такой гормон, как дофамин, который выделяется при поиске чего-то нового. Когда люди уходят из офиса, есть ощущение, что вокруг ничего не происходит, и дофаминовые рецепторы немного сходят с ума. Вы начинаете проверять почту и мессенджеры намного чаще, т.к. кажется, что что-то пропускаете и где-то мимо проходит новая информация. В качестве решения такой проблемы могу предложить: во-первых, попробовать жить без оповещений. Поверьте, вы все равно проверите все мессенджеры (дофаминовые рецепторы не дадут вам заскучать), но при этом сами примите решение, когда это сделать. Также можно поставить напоминание, чтобы проверять почту и мессенджеры раз в час.
Второй совет не нов, но рекомендую всем, кто столкнулся с такой проблемой, – это техника «помидорки», промежутка времени, когда вы фокусируетесь на одной задаче (автор методики рекомендовал 25 минут, но тут можно экспериментировать).
Между такими периодами советую делать перерывы «на подумать», то есть хотя бы 2 минуты, когда вы не делаете ничего. Казалось бы, это очень простая задача, однако при возбужденном состоянии ума очень полезно бывает остановиться на несколько минут.
Я от многих слышу, что при работе из дома люди начинают постоянно ходить к холодильнику. Конечно, тут нет универсального рецепта, но могу сказать, что сработало для меня. Если вы готовите блюдо, нужно сразу его разложить по маленьким контейнерам, таким образом ограничив свои порции в будущем. Также организм довольно часто путает голод и жажду, поэтому бутылка воды на расстоянии вытянутой руки может стать выходом из ситуации.
Могу сказать, что нет универсального рецепта, как организовать работу, находясь в одном помещении с детьми и домашними животными. Но если у вас все задачи чётко сформулированы, то, как правило, отвлекаться человек будет меньше.