Они внедрили электронный архив. Теперь рассказывают, где лежат грабли

Digital Design давно занимается автоматизацией всего, что так или иначе связано с документооборотом, и поэтому мы решили поделиться нашим опытом: мы собрали три совета от заказчиков, как должен проходить проект внедрения электронного архива и как должна выглядеть система, чтобы она была удобной для всех.

Запускайте процессы параллельно — одна команда работает над бумажным архивом, разбирает и структурирует его, вторая — над разработкой информационной системы

Внедрение электронного архива — это не только написание или интеграция информационной системы, а ещё и приведение в надлежащий вид бумажного архива документов. Эти задачи связаны между собой, но требуют абсолютно разных подходов к решению и навыков сотрудников. Одна команда должна заниматься IT составляющей, а другая — собирать, структурировать и описывать бумажные документы. При этом команды не должны работать по отдельности, они должны постоянно обмениваться информацией и совместно работать над структурой справочников архива.

На одном из наших проектов внедрения архива технической документации мы работали с компанией со 100-летней историей, у которой больше 50 производственных подразделений. За это время у неё накопился огромный массив документов, хранящихся в разных местах по месту расположения филиалов, которые эти документы создавали. Мы с заказчиком поняли, что самостоятельное решение задачи структуризации всего массива данных займёт слишком много времени, и внедрение системы в опытную эксплуатацию придётся отложить на неопределенный срок. Поэтому было решено привлечь дополнительного подрядчика, которому мы поручили сортировку и подготовку массива данных с описанием бумажных документов. Это решение спасло проект.

Несмотря на то, что работа над сбором массива документов ещё не закончена, информационная система уже запущена в эксплуатацию. Совместная работа помогла нам накопить критическое количество информации о структуре данных в процессе разработки решения, что позволило создать справочники, в которые сейчас добавляются новые документы.

Они внедрили электронный архив. Теперь рассказывают, где лежат грабли

Не рассчитывайте, что система полностью заменит людей

Существует миф: есть система — не нужен человек. Когда говорят об электронном архиве, кажется, что это совсем не миф — нужно создать систему, оцифровать все документы и раздать сотрудникам права доступа. Так они сами смогут смотреть электронные документы, а если необходимо, то ходить в архив за бумажными. По нашему опыту, такой подход не работает.

Во-первых, у сотрудников постоянно возникают вопросы, почему у них есть доступ к одним документам, но нет к другим, хотя и те и другие напрямую связаны с их работой. На эти вопросы кто-то должен отвечать и, в случае ошибок в системе, их решать. Обычно эти задачи решает либо функциональный руководитель, либо сотрудник службы ИТ. Для каждого из них это не прямая обязанность, она отвлекает внимание и усложняет процесс получения прав доступа к документам.

Во-вторых, из соображений безопасности, не каждому сотруднику нужно давать доступ к бумажному архиву. Речь даже не о преднамеренном ущербе (краже документов), а о порядке в структуре архива.

Поэтому, в идеале, в компании должен быть отдельный человек или даже служба (особенно если бумажные архивы находятся в разных местах), основной задачей которого будет ведение архива.

У одного из наших заказчиков исторически за ведение архива отвечал сотрудник производственной службы. Это была его вспомогательная задача и какое-то время всех это устраивало. После внедрения информационной системы работы стало сильно больше, а навыков сотрудника уже не хватало. Поэтому было решено создать отдельную службу, сотрудники которой выполняли бы задачи по ведению и электронного, и бумажного архива. В итоге выдача бумажных документов стала занимать не два дня, а пять минут. Казалось бы, должность архивариуса в век повсеместной автоматизации уже умерла, но фактически они всё ещё необходимы для наведения порядка в документах.

Электронный архив не заменяет СЭД, он её дополняет

Ещё один распространенный миф — в электронном архиве можно работать с документами: редактировать, ставить задачи, назначать поручения и т.д. Но это не так. Перечисленные задачи должна решать система электронного документооборота, в которой должна быть настроена интеграция с архивом. Если речь о специфическом архиве, например технических или первичных финансовых документов, то, если для таких документов существуют уникальные бизнес-процессы, их надо реализовывать в действующей СЭД (либо создавать отдельную систему), а не в электронном архиве.

Основные задачи электронного архива — хранение и структуризация данных о документах. В рамках этих задач архив может как включать сканы документов, так и просто предоставлять сведения о том, где хранятся бумажные версии, их описание и правила получения доступа к ним. Разграничение прав доступа к документам важнейшая задача электронного архива: как минимум должна быть возможность выдавать их на основе филиала, подразделения и должности. Желательно иметь возможность индивидуально распределять доступ к отдельным документам.

Они внедрили электронный архив. Теперь рассказывают, где лежат грабли

Все эти советы мы даём не просто так, а на основе нашего многолетнего опыта внедрения СЭД, систем автоматизации бизнес-процессов и электронных архивов. Нашим заказчикам мы предлагаем не только интеграцию готового решения, но и его кастомизацию под специфические нужды и задачи. У нас есть набор предложений по автоматизации электронных архивов различных документов: здесь можно прочитать про электронный архив в целом, здесь про архив делопроизводства, здесь про технический архив и здесь про финансовый архив. Кроме этого, мы часто проводим вебинары, на которых подробно рассказываем о возможностях решений для автоматизации архивов документов и показываем их интерфейс. Например, здесь можно поближе познакомиться с финансовым архивом, а здесь с архивом технической документации