Особенности автоматизации документооборота в крупных компаниях: предусмотреть все

Масштаб компании накладывает отпечаток на все сферы ее деятельности. В этой статье мы рассмотрим, как специфика крупного бизнеса влияет на процесс внедрения электронного документооборота. Часто СЭД (система электронного документооборота) становится платформой, на базе которой выполняется автоматизация бизнес-процессов, где хранятся все документы, а сотрудники работают совместно, обмениваются внутренними и внешними данными. Так в чем же особенность таких проектов?

1.

Территориальная распределенность и специфика работы на местах

Для территориально распределенной организации СЭД – это автоматизация сквозных документационных процессов всего холдинга, прозрачность контроля исполнительской дисциплины и формирование консолидированной отчетности. При работе всех сотрудников холдинга в единой системе обмен информацией упрощается в разы, при этом филиалы могут работать и локально, со своим участком работ. Стоит понимать, что на этих участках может быть своя специфика, что необходимо учитывать при проектировании системы. Архив крупной компании должен быть структурирован, необходима возможность сквозного поиска, удобная загрузка и выгрузка файлов. Важна и возможность объединять архивы из разных источников в разных форматах – эти требования лучше включить в ТЗ.

«В проектах цифровизации многое зависит от того, где заходится функциональный заказчик. Мы работали и с Европой, и с Камчаткой, поэтому с уверенностью можем сказать, что работа примерно в одном часовом поясе всегда проще. При этом большая часть крупных компаний имеет офисы в других городах и странах, и при планировании работы над проектом стоит учитывать этот факт и запланировать возможные командировки», – рассказал Алексей Павлов, руководитель проектов по автоматизации бизнес-процессов Digital Design.

2.

Регламенты, требования и проектная документация

Часто крупные компании имеют довольно четкие требования, а мы лишь адаптируем систему к ним. Мы автоматизируем процессы на базе платформы Docsvision, которая позволяет сделать это легко. Тем не менее огромное количество регламентов и проектной документации остается отличительной особенностью подобных проектов. Без объемной документации не сдать проект, что изначально фиксируется в договоре, так как это необходимое требование внутреннего аудита.

Часто она составляется по ГОСТ и существующим внутренним регламентам процесса с оглядкой на требования к проектной деятельности. Переработка и актуализация существующих регламентов – значимая часть работы над проектом. Часто заказчик считает, что эта часть готова, но по факту мы сталкиваемся с тем, что сотрудники не исполняли регламенты на местах или их невозможно исполнять, а логика работы уже «зашита» в систему. Отнесем к этой специфике и требования к работе подрядчиков: их нахождение на территории может быть ограничено, необходимо согласовывать заблаговременно или возможно только при выполнении определенного списка требований. Это тоже стоит учесть при просчете трудоемкости проекта.

3.

Большое количество пользователей и внимание к деталям

Зачастую в рабочую группу входят далеко не все вовлеченные отделы. Функциональный заказчик считает, что знает все тонкости процесса, но при запуске может выясниться, что небольшой его участок осуществляется по-другому. Например, сотрудники юридического отдела знали, что в редких случаях при наличии определенного пункта договор должен пройти проверку сотрудников отдела охраны труда. Когда согласование договора осуществлялось в бумажном виде, многие могли и не знать об этом этапе, но для автоматизации управления документооборотом это важно. Мы в таком случае дорабатываем и адаптируем систему: при работе с гибким решением не потребуется больших трудозатрат.

На этапе старта работы с системой большое количество пользователей также влияет на реализацию. Для успешной работы пользователей любого уровня подготовки должен быть современный, интуитивно понятный интерфейс решения — иначе сотрудники просто саботируют переход на новую СЭД. Путь до ключевых разделов должен занимать не более 2-3 кликов, пользователь должен иметь возможность выполнить индивидуальные настройки. Важно, чтобы все этапы обработки документа и его версионность можно было легко отследить. Эта функциональность серьезно сэкономит время на поиск и сверку правок и помогает избежать ошибок или подписания некорректной или несогласованной версии.

4.

Тотальная автоматизация: реализовать одним проектом или разбить на шаги

Частый кейс, когда компания хочет реализовать тотальную цифровую трансформацию одним проектом, автоматизировать все: от делопроизводства до подачи кофе. Мы советуем разбить проект на небольшие блоки. Первым этапом лучше автоматизировать классическое делопроизводство. Здесь довольно простые и зачастую типовые процессы, в которых задействована определенная группа пользователей. Дальше лучше заняться автоматизацией согласования договоров, и на этом этапе часто оказывается довольно много подводных камней. Затем обычно идет автоматизация кадрового документооборота (тоже довольно типовая часть из-за строгих законодательных регламентов этой сферы деятельности), тендерной документации, работы отделов и обработки заявок – при этом нужно только дробить работы по процессам и вовлеченным пользователям.

Организация юридически значимого документооборота тоже является важным этапом развития системы: без нее первые лица компании не смогут пользоваться ей в нужном объеме. Удобно объединить внешний и внутренний документооборот в едином интерфейсе и не переключаться каждый раз между СЭД, личным кабинетом провайдера и учетной системой. Для обмена большим объемом финансовой информации, договоров, неформализованной переписки с контрагентами необходимо подключение к провайдеру ЭДО. Лучше сразу оценить возможный эффект реализации этих этапов развития решения и включить их в план.

5.

Сложность бизнес-процессов и частые изменения

Ни для кого не секрет, что чем крупнее компания, тем сложнее бизнес-процессы. Они часто меняются из-за реорганизаций и внедрения новых процедур, в работу вовлечено больше сотрудников, маршруты согласования и обработки могут быть последовательными, параллельными или смешанными, варьироваться в зависимости от различных факторов. На крупную организацию влияет большое количество обстоятельств, поэтому важно, чтобы в автоматизированной системе электронного документооборота была возможность самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки, личный кабинет сотрудника. Так как мы работаем с low-code платформой Docsvision, при внедрении используем конструктор маршрутов. Это позволяет минимизировать использование кода и дает пользователю возможность самостоятельно вносить изменения в конструктор. Разумеется, при наличии прав доступа.

Это же касается и настройки ролей пользователей: удобно, когда заказчик может сам предоставлять, закрывать, менять доступ к определенным типам документов для различных групп. Это важно для обеспечения безопасности данных.

6.

Особенности коммуникации с ответственными подразделениями

Часто IT-служба по «политическим» причинам не пускает к функциональному заказчику, пропуская все вопросы через себя. Здесь возникает риск некорректной передачи информации, потери части деталей, да и занимает такая коммуникация больше времени. Советуем подумать, можно ли организовать процесс проще. Например, назначить ответственных от отделов или договориться о регулярных встречах, на которых будут участвовать все заинтересованные стороны.

С некоторыми крупными заказчиками необходимо протоколировать все встречи и подписывать meeting minutes, с другими – брать на субподряд их поставщика, который обладает монополией работы в определенной сфере – подставьте сюда любые требования. Важно знать о них уже на старте. Для этого на стадии планирования лучше обсудить, как будет организована коммуникация и какие пожелания есть у двух сторон. При этом важно общаться на одном языке и быть готовыми к непредвиденным ситуациям.

7.

Требования по импортозамещению российского ПО

В рейтинге крупнейших компаний России компании с госучастием занимают почти 30%, поэтому, говоря о крупном бизнесе, мы затрагиваем и требования, которые государство предъявляет к компаниям с гос. участием. Они проводят большую работу по импортозамещению иностранного ПО. Поэтому актуальным стал не только выбор российской системы автоматизация электронного документооборота, многие задумались о том, что находится «под капотом». Например, в прошлом году некоторые наши заказчики перешли на СУБД Postgres Pro, и продолжат двигаться в этом направлении.