Внедрение системы менеджмента качества (СМК) – это комплексный долгосрочный процесс. Некоторые компании имеют устоявшиеся бизнес-процессы, что существенно упрощает автоматизацию системы менеджмента качества, тогда как другие путем проб и ошибок поэтапно развивают собственную методологию. Наличие диверсифицированной структуры управления, большое количество продуктовых решений, высокий оборот денежных средств и территориальная распределенность – это только некоторые из факторов, которые могут привести к возникновению дополнительных сложностей внедрения СМК. Согласно опросу руководителей крупных компаний, после внедрения СМК на первых этапах можно столкнуться со следующими проблемами:
- Усложнение внутренних коммуникаций компании. По мнению руководителей, внедрение новой системы, во-первых, требует перераспределения руководящих ролей; во-вторых, порождает необходимость формирования новой формы отчетности; в-третьих, влечет за собой потребность в повышении квалификации сотрудников.
- Низкая эффективность менеджмента. Несмотря на то, что после внедрения СМК соблюдаются все международные стандарты документации, зачастую эта работа носит бюрократический характер, в связи с чем реальная выгода для компании снижается.
- Появление разногласий среди сотрудников и увеличение уровня враждебности к компании. Это связано с формализацией взаимодействия между работниками и необходимостью детального изучения большого объема документации по работе в системе менеджмента качества.
По сути, такие проблемы стоят перед каждой организацией на различных этапах внедрения СМК в силу того, что все нововведения, влекущие изменение бизнес-процессов и устоявшихся механизмов работы, могут быть негативно восприняты всеми сотрудниками организации, включая управленческое звено.
Однако, если разобраться, то можно сказать, что все описанные трудности, вызванные внедрением системы менеджмента качества, легко разрешимы. В первую очередь, чтобы справиться с проблемой усложнения коммуникаций и возникновения недопонимания между сотрудниками, эксперты Digital Design предлагают использовать подход «Helicopter View», который позволяет увидеть систему жизнедеятельности компании и ее отдельных департаментов «сверху». Руководящему звену это дает возможность детального погружения в сущность возникшей проблемы/ошибки, а рядовым сотрудникам доступ к такой системе поможет определить их зону ответственности и понять функции их коллег по цеху.
Подход Helicopter View заключается в том, чтобы взглянуть на компанию или проект сверху, не вдаваясь в конкретные операции или процессы. Относительно СМК это означает, что необходимо не только описывать определенные бизнес-процессы, но и встраивать их в общую структуру компании, прописывать взаимодействие между ними. Когда сотрудник видит общую картину, он лучше понимает, как работает компания, какая у него роль в ней и как происходит передача ответственности между разными департаментами и работниками.
К тому же, при наличии современных инструментов визуализации в системе менеджмента качества руководитель/топ-менеджер компании может тратить в среднем в 2,5 раза меньше времени на анализ бизнес-процессов отдельного структурного подразделения. В итоге, это высвобождает более 10 часов рабочего времени в месяц, позволяя более эффективно решать возникающие проблемы и вовремя их устранять.
Итак, чтобы быстрее добиться качественной и эффективной работы сотрудников и топ-менеджмента с СМК необходимо:
- Внедрить подход «Helicopter View», чтобы повысить понимание сотрудниками их зон ответственности;
- Использовать преимущества визуализации и других механизмов, способствующих быстрому понимаю информации в системе менеджмента качества;
- Актуализировать всю информацию в системе, позволяя сотрудникам получать обновления в live режиме. Это решит проблему несогласованности действий и возникновения разногласий.