Автоматизация документооборота в организации как часть оптимизации бизнес-процессов

Виды документооборота

Документооборот традиционно принято разделять на:

1. Внутренний. Обеспечивает хранение документов в организации, а также автоматизирует бизнес-процессы, связанные с их обработкой: формированием, рассмотрением, согласованием и утверждением. К нему относятся локальные нормативные акты, заявления, поручения, служебные записки, протоколы, проекты договоров и т. д. Переход на внутреннее цифровое взаимодействие осуществляется с внедрением систем электронного документооборота (СЭД). В зависимости от своих функциональных и технологических особенностей СЭД могут быть применимы как в рамках одной организации, так и в разных структурах на уровне отрасли или региона.
2. Внешний. Подразумевает обмен договорами, счетами, накладными, актами, протоколами разногласий и другими видами документов с контрагентами. Его можно организовать с привлечением оператора, который предоставит систему электронного документооборота (ЭДО) для отправки и получения документации сторонами.

Документооборот также можно классифицировать по типу обрабатываемых данных, например кадровых или архивных, разделить в зависимости от принадлежности организации к частному или государственному сектору экономики. При этом для цифровизации каждого из указанных видов необходимо соблюдение специфических требований регуляторов.

Внутренний документооборот: что важно при выборе СЭД?

Чтобы получить упомянутые преимущества по снижению затрат и повышению эффективности работы при выстраивании безбумажного взаимодействия внутри организации, необходимо внимательно подойти к выбору СЭД. Современная система должна предоставлять следующие возможности:

1. Использование электронной подписи (ЭП). В зависимости от потребностей организации это может быть простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная ЭП (ПЭП, УНЭП или УКЭП). При формировании последних двух используются криптографические механизмы, что позволяет обеспечивать юридическую значимость документов.
2. Автоматизацию рутинных этапов обработки документов, в том числе с применением технологий машинного обучения.
3. Оперативное и архивное хранение документов с возможностью быстрого поиска и доступа.
4. Интеграции с другими системами для автоматического обмена данными и сквозной автоматизации: внутренними (ERP, CRM, BPM, ИС кадрового учета и т. д.) и внешними, включая сервисы операторов ЭДО.
5. Модульность и применение инструментов no-code/low-code для простой кастомизации без привлечения разработчиков.
6. Работу в системе как со стационарных, так и мобильных устройств с учетом потребностей разных категорий пользователей.
7. Готовую функциональность на основе лучших практик в отрасли, в том числе по подготовке отчетности и анализу ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников.
8. Работу в импортонезависимой среде, что подразумевает регистрацию решения в реестре российского ПО и совместимость с отечественными офисными редакторами, СУБД и операционными системами.

Востребованные системы автоматизации делопроизводства и документооборота

Автоматизация документооборота может осуществляться как комплексно, так и поэтапно. В первом случае в электронный вид переводится вся работа сотрудников с документами с момента их получения или формирования до отправки на хранение, а также процессы постановки и контроля исполнения поручений. При поэтапном подходе цифровизация затрагивает только определенные виды документов и связанные с ними бизнес-процессы.

На примере сотен успешных проектов автоматизации документооборота в организациях различных отраслей экономики мы можем выделить следующие наиболее актуальные направления:

1. Кадровый документооборот. Обеспечивает электронное взаимодействие работников и работодателей. Позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить в системе кадровые документы с соблюдением требований Федерального закона 377-ФЗ: трудовые и ученические договоры, ознакомления с ЛНА, согласия, уведомления, заявления. Автоматизирует бизнес-процессы HR-отдела, связанные с подбором, адаптацией и оценкой персонала, управлением командировками и отпусками, формированием планов развития и матрицы компетенций сотрудников.
2. Документооборот органов власти и госкорпораций. СЭД госсектора должна обеспечить соблюдение строгих требований регуляторов к импортозамещению, информационной безопасности и функциональности. Например, система документационного управления «Приоритет» помимо перечисленных в предыдущем разделе возможностей, позволяет вести электронную обработку ДСП-документов, а также обращений граждан в соответствии с требованиями Федерального закона 59-ФЗ, имеет готовые интеграции с государственными информационными ресурсами (МЭДО, ССТУ, ПОС и т. д.).
3. Электронный архив. Необходим для организации структурированного оперативного и архивного хранения документов всех видов с соблюдением законодательства РФ и индивидуальных потребностей организации. Обеспечивает юридическую значимость электронных документов при долговременном хранении, защиту информации благодаря реализации ролевой модели, формирование учетных архивных документов и отчетов.
4. Договорной документооборот. Позволяет автоматизировать весь цикл работ с договорами, дополнительными соглашениями, протоколами разногласий, сопроводительными и закрывающими документами. Функциональность включает формирование проектов по шаблону, их последовательное, параллельное или смешанное согласование, подписание, учет и хранение. Помимо сокращения временных затрат, позволяет контролировать статус подписания договоров, осуществлять комплаенс-контроль и отслеживать сроки исполнения обязательств, что снижает риск финансовых потерь.

Конечно, это далеко не все виды автоматизации документооборота. Ее реализация в каждой конкретной организации будет иметь свои особенности в зависимости от заявленных целей. При этом во всех проектах перехода на электронную работу с документами все больший интерес пользователей вызывают возможности искусственного интеллекта. При качественной подготовке выборки для обучения нейросетевой модели технологии машинного обучения в СЭД уже сейчас могут дать значимый эффект. Например, в ходе недавнего вебинара мы рассказали, как применение искусственного интеллекта на базе системы документационного управления «Приоритет» помогло ускорить доведение входящих документов до ответственных подразделений в 10 раз и сократило объем корреспонденции на первых уровнях рассмотрения.

Чтобы весь процесс автоматизации документооборота был выстроен «как надо», помог минимизировать затраты и стал ключом к устойчивому развитию предприятия в условиях быстро меняющегося бизнес-мира, важно обращаться к проверенным и надёжным поставщикам программных решений.