Электронный архив документов. Последние новости и на что обратить внимание

За последние два года интерес к системам электронного документооборота (ЭДО) в России значительно увеличился. Стимулом к развитию ЭДО послужила, в том числе и пандемия с вынужденным переходом на дистанционный формат работы. Весной и летом 2022 года были анонсированы новые государственные инициативы и законопроекты, связанные с ЭДО. Мы в Digital Design уже более 25 лет занимаемся внедрением систем электронного документооборота и в этой статье хотим рассказать один из его ключевых модулей – электронный архив документов организации.

Электронный документооборот в законодательстве РФ

Автоматизация процессов хранения документов для большинства предприятий не является новшеством. Быстрый поиск и обработка рабочей документации – это не столько конкурентное преимущество, сколько необходимое условие благосостояния и развития. Большинство государственных и частных организаций это понимают и уже перешли на электронный документооборот для устранения издержек при использовании бумажного носителя. Но, несмотря на это, в РФ в настоящее время нет единого федерального закона, регулирующего данные процессы. При работе с электронными документами сотрудники ориентируются на статьи гражданского и налогового кодекса, на закон о бухгалтерском деле, на распоряжения правительства и Федеральной налоговой службы.

Электронный архив документов. Последние новости и на что обратить внимание

Одним из последних принятых изменений в области ЭДО является порядок оформления и использования электронной подписи. Кроме того, в апреле 2022 г. Госдумой в первом слушании был принят законопроект, регулирующий перевод документов в цифровой формат и процесс хранения электронных документов и их дубликатов. В предлагаемом законопроекте указывается, что при создании электронной версии документа его бумажная копия сможет храниться не более года.

Летом 2022 г. Министерство цифрового развития объявило, что к концу года будет разработана государственная информационная система «Платформа "Центр хранения электронных документов"», которая станет единым архивом электронных документов. У организаций отпадет необходимость в создании обязательной копии отчётных документов в печатном виде.

Последние изменения в законодательстве и выдвинутые законопроекты подтверждают, что электронный архив приобретает тот же статус, что и традиционный бумажный.

Архив. Бумажный VS электронный

Электронный архив – это система автоматизированного управления архивом документов организации, позволяющая хранить, проводить учет документов, а также использовать их в повседневной рабочей деятельности.

Ведение бумажного архива связано с определёнными сложностями. Например, большое количество распечатанных документов, необходимость обмена этими документами между структурными частями организации и неквалифицированный персонал могут привести к заминкам в повседневной работе любой организации. Однако электронный архив способен решить многие проблемы, которые неизбежно влечет за собой архив печатных документов:

  1. Сохранность документов – вероятность потери документа снижается, потому что пропадает необходимость в выделении для архива отдельного помещения или его релокации. При чрезвычайных ситуациях риск утери всего архива ниже, так как для электронного архива можно создать резервные копии.
  2. Доступность документов – поиск в электронной системе в разы легче поиска бумажных версий благодаря разнообразию атрибутов и возможности полнотекстового поиска в документах. Также в электронной системе все документы вне зависимости от срока их хранения находятся «под рукой». Это особенно удобно в случае проверок надзорными органами.
  3. Одновременное использование документа – с архивом может работать множество сотрудников в одно и то же время. При этом в электронном архиве предусмотрена возможность хранения истории изменения документа.
  4. Информационная безопасность – в системах ЭДО предусмотрен контроль доступа. Таким образом, воспользоваться электронным архивом или получить доступ к отдельным документам в нем может только тот сотрудник, у которого есть право доступа к нему.

Мы в Digital Design реализовали множество проектов разработки архивов различных документов: кадровых, финансовых, технических и делопроизводственных. Их внедрение зависит от особенностей бизнес-процессов организации и от потребностей в автоматизации ее деятельности.

Инженерные службы, бухгалтерия, отдел кадров работают с разными типами документов. Это влияет на необходимый функционал и вместимость системы электронного архива. Также сотрудники различных департаментов работают в разных информационных системах и это требует отдельной интеграции с архивом каждой из них. Например, система технического электронного архива нуждается в интеграции с BIM-системами или системами ТОИР, а финансовый архив должен быть интегрирован с учетной системой и ЭДО.

Помимо многочисленных требований к самим архивам, компании, особенно крупные, формируют собственные требования к гибкости, адаптивности и безопасности подобной системы. Digital Design создает электронные архивы на платформе Docsvision с масштабируемой архитектурой. Такая платформа позволяет вводить бумажные документы в потоковом режиме, синхронизироваться с другими системами, хранить все версии измененных файлов и организовывать разные уровни доступа к данным.

Электронный архив документов. Последние новости и на что обратить внимание - Финансовый архив

Финансовый архив

Помимо вышеуказанных преимуществ электронного архива к аналогичным продуктам Digital Design можно добавить возможность масштабирования документов и изображений, настройки структуры архива, полнотекстовый поиск документов, создание URL-адресов для карточек с атрибуцией документа, а также защищенный мобильный доступ к системе.

Электронный архив документов. Последние новости и на что обратить внимание - Интерфейс электронного архива

Интерфейс электронного архива

Примеры автоматизации архива от Digital Design

Для строительного торгового дома «Петрович» прошло внедрение системы ЭДО, в том числе создание электронного архива документов. Разработанные инструменты позволили автоматизировать договорной документооборот и работу с первичной документацией.

Также Digital Design выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота на платформе Docsvision в Федеральном космическом агентстве (Роскосмос). СЭД поддерживает работу 150 сотрудников центрального аппарата агентства. Были предусмотрены возможность контроля за исполнением поручений и обработки входящей и исходящей документации. Для автоматизации процесса хранения был внедрен электронный технический архив для конструкторской документации.

Электронный архив документов. Последние новости и на что обратить внимание - Электронный архив технических документов

Электронный архив технических документов

Подготовка к внедрению электронного архива документов

Есть несколько пунктов, с которых начинается предварительная работа по организации электронного архива. В первую очередь необходимо провести анализ деятельности компании. Именно это поможет сформировать понимание того, какие процессы необходимо автоматизировать. Если было выявлено, что архив нуждается в автоматизации, то можно переходить к определению функционала системы электронного архива документов. В том числе рассмотреть такие вопросы:

  • Какие документы хранятся в архиве: финансовые, технические, кадровые?
  • Как документы будут поступать в электронный архив: отсканированные или электронные документы?
  • Кто ответственен за ведение электронного архива: сотрудники какого отдела, нужна ли дополнительная квалификация?
  • Какие блоки системы наиболее важны: что следует внедрить в первую очередь?
  • Возможна ли интеграция с другими системами?

В случае затруднения можно обратиться за помощью к специалисту компании-разработчика или бизнес-аналитику. После этого можно переходить к определению требований к системе. Например, минимальное время на поиск и загрузку документов, максимум пользователей системы и особенности интерфейса.

С 1992 года у Digital Design накоплен большой опыт разработки и внедрения электронных архивов под «Ключ». Наши бизнес-аналитики готовы досконально изучить процессы любой организации для подбора лучшего решения.

Что еще почитать про электронный архив

Наша компания эксперт в области СЭД, поэтому в нашем блоге можно почитать больше статей на тему архивов:

А также тематические вебинары на нашем YouTube-канале:

Российские решения для работы с документами

Финансовый архив: как эффективно управлять потоками документов

Создание и управление электронным архивом технической документации

Следите за нашими новостями в Telegram-канале