Система электронного документооборота как оптимизация «бумажных дел» компании

В современных условиях крупные предприятия уже не могут обойтись без помощи в вопросах документооборота и всё чаще отдают предпочтение электронному формату «ведения дел». Минусы бумажного документооборота всем понятны: это трудоемко, бумага занимает много места, она может потеряться, к тому же это не экологично. К счастью, рынок СЭД является одним из наиболее развитых направлений автоматизации в России и у бизнеса есть широкий выбор, какое решение внедрить в зависимости от своих потребностей. Мы в Digital Design более 20 лет занимаемся разработкой и внедрением систем электронного документооборота и поэтому решили собрать в одной в статье всю информацию о том, что такое СЭД, из чего она состоит и зачем ее внедрять.

1.

Кому нужна СЭД?

Очевидно, что больше всего она нужна крупным предприятиям, в которых ежемесячно происходит работа с сотнями документов как внутренними, так и внешними. Здесь важна не только оперативность в работе, но и исключение многих рисков, связанных с корректным оформлением документации.

Средним и малым предприятиям тоже может понадобиться СЭД, ведь её внедрение оптимизирует работу организации и повышает эффективность сотрудников, но перечень автоматизируемых процессов в таких компаниях будет меньше.

2.

Из чего состоит система электронного документационного оборота?

Итак, разберёмся в составе СЭД. Любая стандартная система ДО включает в себя внутренний документооборот и обработку входящей и исходящей корреспонденции. Конечно, существует множество операций с документами, поэтому большинство СЭД состоят из модулей, которые помогают настроить систему под решение различных задач, например:

  1. Различные виды архивов. Электронные архивы для оптимизации хранения и управления необходимой документацией (например, финансовый архив, архив кадровых документов, архив технической документации и т.д.).
  2. МЭДО (Межведомственный электронный документооборот) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Этот модуль востребован в государственных органах.
  3. КЭДО (Кадровый документооборот) – оформление, подписание и долгосрочное хранение кадровых документов в электронном виде. Автоматизация HR-процессов и управления персоналом.
  4. Мобильные рабочие места сотрудников. Позволяют работать с документами с мобильных устройств.
  5. Различные чат-боты. Служат альтернативой мобильным приложениям. Позволяют работать с документами и поручениями: бот сообщит пользователю о поступлении нового поручения, напомнит о приближении сроков исполнения по важным заданиям, поможет оперативно найти нужные документы и поручения в системе и загрузит их на устройство.
  6. Автоматизация совещаний. Модуль позволяет организовать сквозной процесс работы коллегиальных органов и вести контроль исполнения решений совещаний. Модули автоматизации совещаний в СЭД обычно используются только для планирования и обработки документов, а для полноценной работы с совещаниями существуют другие решения (например, ИСКО «Ареопад»).
3.

Какая базовая функциональность есть в каждой СЭД?

В стандартную систему документооборота входит настройка маршрутов согласования документов, маршрутизация входящей и исходящей документации, работа с организационно-распорядительной документацией, договорной документооборот.

Конечно, говоря о внедрении СЭД надо учитывать, что если планируется внедрить систему надолго с возможностью ее доработки и развития, то в ней должен быть хороший функционал настройки бизнес-процессов. На российском рынке много представлено много различных систем электронного документооборота, но не все из них отвечают этому требованию. Одной из наиболее функциональных СЭД является Docsvision, которая занимает 2 место в рейтинге СЭД по версии интернет-портала Tadviser и 4 место в рейтинге BPM по версии CNews.

4.

Какие основные преимущества внедрения электронного ДО?

Уже стало понятно, что электронный документооборот обладает рядом преимуществ перед бумажным документооборотом. В их числе:

  • прозрачность процессов и контроль – есть возможность отследить все этапы работы исполнителей с документами;
  • сокращение времени работы с документами – больше нет необходимости переносить все документы самостоятельно или тратить время на поиски «нужной бумажки»;
  • удалённый доступ – можно работать с документами дистанционно;
  • безопасность информации – все документы передаются по защищённым каналам связи, а также обеспечивается разграничение прав доступа для сотрудников;
  • простота в использовании – легко внедрить и обучить работников;
  • экономичность – несмотря на то, что проект внедрения СЭД бывает дорогим, в долгосрочной перспективе это дешевле бумажного документооборота;
  • экологичность – важная часть, о которой не стоит забывать современным предприятиям, меньшее использование бумаги сохраняет больше деревьев и сокращает количество отходов.

К тому же необходимо отметить, что СЭД можно использовать совместно с бумажным документооборотом, так как некоторые оригиналы документов всё-таки придётся хранить на бумажном носителе. К тому же полный переход в электронный формат займёт определённое количество времени.

5.

Есть ли недостатки у СЭД?

Разумеется, во внедрении электронного документооборота есть и недостатки:

  • проект внедрения СЭДО может быть дорогим, если у компании большое количество процессов и сотрудников;
  • необходимость обучения сотрудников – как и в любых нововведениях необходимо грамотное обучение работников для корректного функционирования системы.

Все недостатки будут оправданы, как только система начнёт полноценно использоваться в компании.

6.

Как происходит внедрение СЭД?

Внедрение системы электронного документооборота в организации чаще всего происходит следующим образом:

  1. Анализ состояния предприятия и бизнес-процессов;
  2. Подготовка ТЗ, создание плана по внедрению системы ЭДО, настройка инфраструктуры;
  3. Внедрение и доработка системы электронного документооборота под организацию;
  4. Обучение сотрудников и руководства.

Конечно, с внедрение обычно помогают специалисты компании-интегратора, которая поставляет ПО. Они занимаются как установкой ПО, так и обучением сотрудников работе в новой системе.

7.

Какую систему выбрать?

Это сильно зависит от задач, отрасли, в которой работает предприятие, и процессов, которые необходимо автоматизировать. На рынке представлено множество различных СЭД, разработанных под специфические потребности разных организаций. Также существуют и очень функциональные платформы, на базе которых можно разработать специальные модули, нужные конкретному заказчику. Digital Design более 25 лет работает на рынке электронного документооборота и имеет в портфеле три решения, которые подойдут любому заказчику:

  • Система документационного управления «Приоритет». СДУ «Приоритет» — это решение для автоматизации комплексного документооборота. Подходит для государственных органов и уже внедрена в 25% федеральных органов власти, а также во многих РОИВ, например в Минпромторге России, Минздраве России, государственной корпорации «Роскосмос», Федеральном агентстве лесного хозяйства и дркгих. В решении реализованы специализированные модули, востребованные в государственных органах и предприятиях, например МЭДО и модуль работы с обращениями граждан.
  • Docsvision – это многофункциональная платформа для автоматизации документооборота и бизнес-процессов, на базе которой можно реализовать любые специализированные решения для работы с документами, например электронный архив документов, договорной документооборот, кадровый ЭДО, делопроизводство и т. д. Digital Design обладает самым высоким партнерским статусом Docsvision и имеет опыт внедрения системы для организаций из всех отраслей экономики.
  • Решение DV Box с готовыми преднастроенными бизнес-процессами и быстрым внедрением. DVBox реализовано на платформе Docsvision 5, поэтому прекрасно совместим с модулями платформы. Решение более простое во внедрении, при этом включает все преимущества Docsvision 5.

Все наши решения являются полностью российской разработкой и стоят в реестре ПО Минцифры РФ. Мы неоднократно внедряли их в предприятия из абсолютно разных отраслей и имеем огромный опыт доработки и развития систем уже после их внедрения у заказчика.

Следите за нашими новостями в Telegram-канале