Кому нужна СЭД?
Очевидно, что больше всего она нужна крупным предприятиям, в которых ежемесячно происходит работа с сотнями документов как внутренними, так и внешними. Здесь важна не только оперативность в работе, но и исключение многих рисков, связанных с корректным оформлением документации.
Средним и малым предприятиям тоже может понадобиться СЭД, ведь её внедрение оптимизирует работу организации и повышает эффективность сотрудников, но перечень автоматизируемых процессов в таких компаниях будет меньше.
Из чего состоит система электронного документационного оборота?
Итак, разберёмся в составе СЭД. Любая стандартная система ДО включает в себя внутренний документооборот и обработку входящей и исходящей корреспонденции. Конечно, существует множество операций с документами, поэтому большинство СЭД состоят из модулей, которые помогают настроить систему под решение различных задач, например:
- Различные виды архивов. Электронные архивы для оптимизации хранения и управления необходимой документацией (например, финансовый архив, архив кадровых документов, архив технической документации и т.д.).
- МЭДО (Межведомственный электронный документооборот) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Этот модуль востребован в государственных органах.
- КЭДО (Кадровый документооборот) – оформление, подписание и долгосрочное хранение кадровых документов в электронном виде. Автоматизация HR-процессов и управления персоналом.
- Мобильные рабочие места сотрудников. Позволяют работать с документами с мобильных устройств.
- Различные чат-боты. Служат альтернативой мобильным приложениям. Позволяют работать с документами и поручениями: бот сообщит пользователю о поступлении нового поручения, напомнит о приближении сроков исполнения по важным заданиям, поможет оперативно найти нужные документы и поручения в системе и загрузит их на устройство.
- Автоматизация совещаний. Модуль позволяет организовать сквозной процесс работы коллегиальных органов и вести контроль исполнения решений совещаний. Модули автоматизации совещаний в СЭД обычно используются только для планирования и обработки документов, а для полноценной работы с совещаниями существуют другие решения (например, ИСКО «Ареопад»).
Какая базовая функциональность есть в каждой СЭД?
В стандартную систему документооборота входит настройка маршрутов согласования документов, маршрутизация входящей и исходящей документации, работа с организационно-распорядительной документацией, договорной документооборот.
Конечно, говоря о внедрении СЭД надо учитывать, что если планируется внедрить систему надолго с возможностью ее доработки и развития, то в ней должен быть хороший функционал настройки бизнес-процессов. На российском рынке много представлено много различных систем электронного документооборота, но не все из них отвечают этому требованию. Одной из наиболее функциональных СЭД является Docsvision, которая занимает 2 место в рейтинге СЭД по версии интернет-портала Tadviser и 4 место в рейтинге BPM по версии CNews.
Какие основные преимущества внедрения электронного ДО?
Уже стало понятно, что электронный документооборот обладает рядом преимуществ перед бумажным документооборотом. В их числе:
- прозрачность процессов и контроль – есть возможность отследить все этапы работы исполнителей с документами;
- сокращение времени работы с документами – больше нет необходимости переносить все документы самостоятельно или тратить время на поиски «нужной бумажки»;
- удалённый доступ – можно работать с документами дистанционно;
- безопасность информации – все документы передаются по защищённым каналам связи, а также обеспечивается разграничение прав доступа для сотрудников;
- простота в использовании – легко внедрить и обучить работников;
- экономичность – несмотря на то, что проект внедрения СЭД бывает дорогим, в долгосрочной перспективе это дешевле бумажного документооборота;
- экологичность – важная часть, о которой не стоит забывать современным предприятиям, меньшее использование бумаги сохраняет больше деревьев и сокращает количество отходов.
К тому же необходимо отметить, что СЭД можно использовать совместно с бумажным документооборотом, так как некоторые оригиналы документов всё-таки придётся хранить на бумажном носителе. К тому же полный переход в электронный формат займёт определённое количество времени.
Есть ли недостатки у СЭД?
Разумеется, во внедрении электронного документооборота есть и недостатки:
- проект внедрения СЭДО может быть дорогим, если у компании большое количество процессов и сотрудников;
- необходимость обучения сотрудников – как и в любых нововведениях необходимо грамотное обучение работников для корректного функционирования системы.
Все недостатки будут оправданы, как только система начнёт полноценно использоваться в компании.
Как происходит внедрение СЭД?
Внедрение системы электронного документооборота в организации чаще всего происходит следующим образом:
- Анализ состояния предприятия и бизнес-процессов;
- Подготовка ТЗ, создание плана по внедрению системы ЭДО, настройка инфраструктуры;
- Внедрение и доработка системы электронного документооборота под организацию;
- Обучение сотрудников и руководства.
Конечно, с внедрение обычно помогают специалисты компании-интегратора, которая поставляет ПО. Они занимаются как установкой ПО, так и обучением сотрудников работе в новой системе.
Какую систему выбрать?
Это сильно зависит от задач, отрасли, в которой работает предприятие, и процессов, которые необходимо автоматизировать. На рынке представлено множество различных СЭД, разработанных под специфические потребности разных организаций. Также существуют и очень функциональные платформы, на базе которых можно разработать специальные модули, нужные конкретному заказчику. Digital Design более 25 лет работает на рынке электронного документооборота и имеет в портфеле три решения, которые подойдут любому заказчику:
- Система документационного управления «Приоритет». СДУ «Приоритет» — это решение для автоматизации комплексного документооборота. Подходит для государственных органов и уже внедрена в 25% федеральных органов власти, а также во многих РОИВ, например в Минпромторге России, Минздраве России, государственной корпорации «Роскосмос», Федеральном агентстве лесного хозяйства и дркгих. В решении реализованы специализированные модули, востребованные в государственных органах и предприятиях, например МЭДО и модуль работы с обращениями граждан.
- Docsvision – это многофункциональная платформа для автоматизации документооборота и бизнес-процессов, на базе которой можно реализовать любые специализированные решения для работы с документами, например электронный архив документов, договорной документооборот, кадровый ЭДО, делопроизводство и т. д. Digital Design обладает самым высоким партнерским статусом Docsvision и имеет опыт внедрения системы для организаций из всех отраслей экономики.
- Решение DV Box с готовыми преднастроенными бизнес-процессами и быстрым внедрением. DVBox реализовано на платформе Docsvision 5, поэтому прекрасно совместим с модулями платформы. Решение более простое во внедрении, при этом включает все преимущества Docsvision 5.
Все наши решения являются полностью российской разработкой и стоят в реестре ПО Минцифры РФ. Мы неоднократно внедряли их в предприятия из абсолютно разных отраслей и имеем огромный опыт доработки и развития систем уже после их внедрения у заказчика.