Цифровая трансформация бизнеса — это значительная перестройка процессов организации с применением новейших технологий. Она невозможна без фундаментального пересмотра структуры и всех процессов, поэтому является сложным и комплексным вызовом для компаний. В то же время цифровизация позволяет создавать новые форматы работы, оптимизировать рутинные задачи и всегда иметь доступ к статистической и аналитической информации. При работе над трансформацией любая компания ставит целью достичь экономических результатов, оптимизировать издержки бизнеса и повысить качество сервиса.
Есть ли ориентиры?
16 января 2020 года на сайте Минцифры были опубликованы «Методические рекомендации по цифровой трансформации государственных корпораций и компаний с государственным участием», которые могут использовать и частные компании при формировании стратегии цифровизации. Они были разработаны в рамках реализации мероприятий федерального проекта «Цифровые технологии» и Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Документ в первую очередь определяет общий подход к стратегическому планированию цифровой трансформации с учетом ценностей и миссии корпораций.
Формирование стратегии
Какие сферы может включать стратегия? Вот примерный перечень программ: реинжиниринг и цифровизация производственных процессов и управленческих функций; цифровые двойники; создание цифровых продуктов; реализация маркетингового потенциала; архитектура и инфраструктура ГК; цифровые компетенции персонала; информационная безопасность; организационные изменения в рамках программы. Горизонт планирования тоже может быть разным в зависимости от масштабов деятельности компании и ее приоритетов: долгосрочный (10 лет), горизонт государственных задач (5 лет), среднесрочный (3 года) и краткосрочный горизонт.
Стратегия должна учитывать действующие корпоративные документы и соотноситься с ними (перспективный план, долгосрочная программа развития, инвестиционная программа, другие документы). Давайте посмотрим, какие пункты стратегии являются обязательными:
- Ссылки на нормативно-правовые основания разработки (если есть);
- Анализ лучших практик по решениям в вашей отраслевой области;
- Экспертный анализ текущего состояния цифровизации в компании;
- Оценка уровня готовности к цифровой трансформации;
- Цели и задачи трансформации, состав и значения ключевых показателей эффективности реализации стратегии;
- Проекты и мероприятия по цифровой трансформации;
- Задачи по соотношению стратегии с другими документами компании;
- Распределение функций, ответственности и полномочий между созданными структурами и назначенными сотрудниками;
- Система материальной и нематериальной мотивации сотрудников;
- Финансовый план для реализации стратегии, а также оценка дополнительных доходов и сокращения издержек, связанных с ее реализацией;
- Риски, влияющие на реализацию стратегии, оценка их влияния и меры по минимизации рисков.
Каждая программа выделяется в отдельный подраздел с паспортом и планом мероприятий, определяются ключевые результаты и эффекты от реализации. При планировании важно предусмотреть следующие направления цифровой трансформации: создание и развитие новых бизнес-моделей; формирование нового подхода к управлению данными; внедрение цифровых технологий и платформенных решений; создание цифровой среды. Ключевой задачей при осуществлении цифровой трансформации является назначение руководителя с наделением его соответствующими функциями и полномочиями и формирование Центра компетенций. К формированию Центра компетенций могут привлекаться научные центры, корпоративные лаборатории и управления по развитию инноваций. Необходимо также определить систему мониторинга реализации стратегии с комплексной оценкой основных показателей и при необходимости мерами по корректировке стратегии.
«Коммерческие компании в большой степени думают о прибыли, поэтому у них особый подход к цифровой трансформации. Здесь есть свои уникальные бизнес-процессы и при разработке стратегии необходимо опираться именно на понимание отраслевой специфики. Например, даже в энергетике присутствует деление на сферы: сбытовая, производительная, сетевая – и каждый блок имеет свою стратегию. Мы знаем концептуальную модель и можем предложить совместную проработку стратегии с учетом специфики работы компании»
– комментирует Николай Подстрелов, директор по маркетингу Digital Design.
Что происходит сейчас
В России государство четко определяет, что оно считает нужным поддерживать: интернет вещей, искусственный интеллект, квантовые компьютеры, но не вкладывается в облачную инфраструктуру. По результатам исследования KMDA, проведенного при поддержке компании Microsoft, 80% российских компаний находятся в процессе реализации стратегии цифровой трансформации или отдельных цифровых проектов, инвестируя на эти цели от 3% до 10% от годовой выручки. При этом всего треть компаний используют даже такие относительно простые технологии, как электронный документооборот и облачные технологии, и более половины решений, которые используют компании сегодня, — устаревшие.
Конечно, есть и успешные проекты по цифровой трансформации отдельных процессов, например у РЖД, «Росатома», «Россетей», «Газпром нефти», но в первую очередь крупным компаниям, привыкшим к предсказуемости происходящего и устоявшимся циклам принятия решений, придется изменить свой подход к работе. За последние два года в России более чем в два раза увеличилось количество компаний, запустивших и реализующих программу трансформации.
Среди приоритетных сфер цифровизации компании считают цифровизацию бизнес-процессов, управление на основе данных и управление клиентским опытом, также российские компании стали больше использовать данные для решения более сложных задач. Пока меньше внимание уделяется комплексным областям, способным принести компании выгоду в долгосрочной перспективе – это развитие человеческого капитала и компетенций и создание собственных новых продуктов.
«Россия занимает средние позиции по уровню цифровизации бизнеса, и все мы сейчас видим большой разброс в различных сферах. Например, цифровизация ритейла в России опережает многие страны, но вместе с тем социальная сфера еще отстает. И здесь нет общих рецептов и ответов для всех сфер, нужно подходить индивидуально», – комментирует Николай.
С какими проблемами цифровизации сегодня сталкиваются компании
Владислав Онищенко, глава Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации, обозначил 4 основные проблемы цифровой трансформации бизнеса:
- административные барьеры (несоответствие действующего отраслевого регулирования потребностям нового технологического уклада и отсутствие единых стандартов);
- недостаток информации о цифровых технологиях;
- финансовые трудности;
- нехватка кадров, которая по мере разворачивания цифровизации будет приобретать все более масштабный характер. Как часть этой проблемы — нехватка опытных управленцев, которые могут реализовать современные цифровые бизнес-стратегии.
Темпы развития цифровизации и спрос на цифровые компетенции и экспертизу растут быстрее, чем рынок высококвалифицированных кадров цифровой экономики, поэтому в будущем темпы цифровизации будут во многом зависеть от развития программ обучения, вовлечения государства и бизнеса в подготовку кадров для новой экономики, интенсификации обмена опытом и переноса компетенций между отраслями. Еще одно важное препятствие цифровизации – сопротивление изменениям внутри компаний – также является следствием низкого уровня технической осведомленности специалистов.
Делимся опытом и советами
Мы успешно участвуем в проектах цифровой трансформации крупнейших российских компаний и готовы поделиться опытом, который поможет вам эффективнее спланировать процесс.
Использование единой платформы
Любая компания, столкнувшаяся с цифровизацией, не понаслышке знает, что довольно сложно работать в разных системах, поэтому важно принять решение о «центральном узле управления» информационными системами компании. «Портал Цифровое рабочее пространство» (Портал ЦРП) на свободном программном обеспечении (СПО) позволяет как сразу «из коробки» использовать большой набор готовых базовых модулей, так и автоматизировать отдельные специфичные процессы.
Решение позволяет развернуть как внутреннее цифровое рабочее пространство, так и наладить коммуникации с гражданами и внешними контрагентами компаний, помогает сделать совместную работу сотрудников эффективнее за счет большого количества модулей для коллективной работы: общих узлов для отделов и команд, инструментов совместного редактирования документов, системы управления сквозными бизнес-процессами и сквозной приоритезации задач, цельной аналитики по организации. Решение будет актуально как для тех, кто находится на начальном этапе реализации стратегии цифровой трансформации или внедрения в организации концепции Digial Workplace (цифровое рабочее место), так и для тех, кому необходимо «собрать воедино» все информационные системы предприятия.
Не забывайте про искусственный интеллект и технологии машинного обучения…
Технологии искусственного интеллекта применяются для решения рутинных административных задач Например, в случае автоматизации делопроизводства мы анализируем тематику и текст, выстраиваем связи, используя технологии искусственного интеллекта, расписываем резолюции, подбираем наиболее вероятных исполнителей по поручениям, категорируем документы и относим их к конкретным департаментам, ищем аномалии в данных, в том числе при организации закупочной деятельности.
… в том числе для обработки речи
Технологии искусственного интеллекта могут расширить возможности уже внедренных решений и быть использованы для эффективного анализа обсуждений и выступлений, сопутствующих собраниям на разных уровнях. Например, применение интеллектуальных алгоритмов помогает информационной системе коллегиальных органов «Ареопад» (система для автоматизации заседаний и совещаний) быстро получить стенограмму заседания, не упустив важных идей, и в любой момент освежить в памяти основные положения.
Искусственный интеллект может быть использован для автоматического протоколирования совещаний, его анализа и краткого изложения итогов обсуждения, а также составления полной версии стенограммы собрания с привязкой к таймкодам видеозаписи.
Продумайте интеграцию
Нужно не забывать о существующих системах и о том, какие данные из них мы будем использовать. Одна из целей цифровой трансформации - получение слитных, сквозных процессов, использование данных, статусов, справочников других информационных систем.
Пандемия COVID-19 внесла корректировки в то, как компании будут вести бизнес, и здесь цифровизация будет одним из основных драйверов изменений. Сегодня возможность качественного поддержания ключевых бизнес-процессов в цифровой среде превращается из конкурентного преимущества в необходимость для компаний. В то же время необходимо помнить, что цифровая трансформация – это «улица с двусторонним движением», и тут мало трансформировать только компании и ведомства, ведь пользоваться этими плодами предстоит обществу и клиентам.