Шесть ошибок при внедрении цифрового рабочего места

В Digital Design наступила эпоха цифрового рабочего места. Пока мы только осваиваем новый подход к работе, наш коллега – евангелист Digital Workplace, вовсю его внедряющий у наших заказчиков, с головой погрузился в мир этой концепции. Теперь на рабочем месте (в том смысле, в котором мы привыкли понимать) его не застать. Вместе с Вовой Стекольщиковым мы попробовали максимально простыми словами рассказать, что такое цифровое рабочее место, а также собрали шесть вредных советов, как не внедрить digital workplace в вашей компании.

Владимир Стекольщиков
Владимир Стекольщиков
Эксперт по решению, руководитель по развитию программных решений

Что представляет собой рабочее место сегодня? Можно представить стол, стул, компьютер, возможно, канцелярские принадлежности. А что если вообразить иное рабочее место, которое всегда находится в кармане и которое позволяет работать из любой точки мира – будь то пляж или самая высокая вершина мира?

Концепция цифрового рабочего места или Digital Workplace ориентирована не на покупателей продукции, а на работников компании. Создание цифрового рабочего места влечет за собой положительные экономические последствия: сотрудники могут тратить на 17% меньше времени на ручные процессы, а эффективность работы компании, согласно прогнозам, увеличивается на 34%. Также цифровая рабочая среда имеет и гуманистическую ценность – повышает уровень внутреннего маркетинга и способствует удержанию сотрудников.

Статистика по внедрению цифрового рабочего места

Более того, все громче звучат голоса миллениалов, которые, кажется, родились с мобильным телефоном в руке. Они больше не хотят работать в офисе с 9 до 18, теперь их мечта ― работать дистанционно и по гибкому графику, а Digital Workplace является самым очевидным способом привлекать к себе эту группу людей, которая в скором времени станет основной рабочей силой. Немного больше о том, чего миллениалы ждут от рабочей среды, мы рассказали здесь.

Что такое цифровое рабочее место?

Главная функция цифрового рабочего места — предоставление доступа к рабочим сервисам сотрудника в любом месте, в любое время и с любого устройства. Однако инструменты и сервисы, необходимые для работы, могут варьироваться в зависимости от должностных обязанностей и зависеть от потребностей компании. К примеру, мобильное рабочее место руководителя может включать в себя мобильную СЭД, ленту новостей, контроль поручений, календарь, защищенный почтовый клиент, а мобильное рабочее место члена совета директоров ― возможность голосования по важным вопросам, просмотра повестки дня и так далее. Рабочее место офисного сотрудника должно дополнительно включать основные инструменты, с которыми он работает: офисные приложения, CRM, электронную почту и т.д.

Несмотря на кажущуюся прозрачность термина Digital Workplace, до сих пор сложно сказать, что конкретно под ним подразумевается.

Однако, мы можем пойти от обратного и выделить ситуации, которые НЕ происходят в случае, если в вашей компании внедрено цифровое рабочее место:

  • Компания НЕ теряет сотрудников, которые хотят работать дистанционно или которые живут в другом городе, из-за того, что не может обеспечить соответствующие условия или контролировать его.
  • Сотрудник НЕ чувствует себя «винтиком в механизме», потому что теперь может работать из дома.
  • Сотрудник НЕ теряет доступ к рабочему месту, потому что оно работает в автономном режиме и находится в его мобильном телефоне.

Как НЕ внедрить цифровое рабочее место

Из-за того, что понятие цифрового рабочего места весьма расплывчато и глубокое понимание процессов может разниться даже между сотрудниками одной компании, возникают большие сложности внедрения этой концепции. Вот шесть ошибок, которые чаще всего допускают компании:

1. Пытаться сделать всё идеально с первого раза
Не стоит писать техническое задание объемом с «Войну и мир»: как бы ни было полезно составление планов и алгоритмов, на это могут уйти годы. Имеет смысл разрабатывать цифровое рабочее место итеративно. Вместо написания длинного ТЗ лучше воспользоваться более гибкими методологиями проектирования, например, методом персон и customer development.

2. Игнорировать мнение собственных сотрудников
Люди, работающие в компании, — это проводники её ценностей, которые при внедрении цифрового рабочего места выступают в роли клиентов. Повышение их лояльности — одна из основных задач современного бизнеса. Обеспечьте сотрудникам комфорт, и они ответят вам взаимностью.

3. Начинать с поиска лучшей информационной системы
Первым шагом при внедрении цифрового рабочего места следует осознать свои потребности: классифицировать бизнес-процессы, выделить свои интересы, поставить перед информационной системой задачи. Сформировав запрос, можно приступать к изучению рынка предложения.

4. Измерять пользу от цифровой трансформации только в экономических показателях
Безусловно, вам придется оценить ROI, но не нужно забывать и о гуманитарной составляющей трансформации рабочего места. Удобство работы сотрудников нельзя в полной мере посчитать, но его можно почувствовать — все-таки, управлять придется людьми, а не роботами.

5. Внедрять цифровое рабочее место, потому что это модно
Когда для руководства внедрение объясняется желанием не отставать от трендов, это приводит к плачевным результатам: сотрудники не пользуются новыми инструментами, а руководство расстраивается, что ожидания не совпали с реальностью. Внедряйте цифровое рабочее место, если сотрудники организации ощущают необходимость оптимизации рабочего процесса, и не пытайтесь «навязать» его сверху.

6. Видеть в цифровизации рабочего места средство контроля
Коммуникационные системы действительно позволяют отслеживать, сколько часов в день сотрудник проводит в корпоративных приложениях. Однако не стоит ставить подобные формальные показатели во главу угла. Цифровое рабочее место помогает сотруднику работать в комфортных условиях и стимулирует его эффективность, а чрезмерный контроль явно скажется на ней плохо. Контроль над подчиненными не может быть безграничным.

На сегодняшний день реализация проектов цифровизации рабочего места во многом зависит от потребностей и видения конкретного заказчика. Мы убедились в этом на собственном опыте, реализовав десятки проектов по созданию цифрового рабочего места для разных групп пользователей в абсолютно разных компаниях. Часть наших проектов охватывала всю организацию (создание социального интранета или корпоративного портала), а часть касалось только узкой группы лиц, например, членов совета директоров или руководителей высшего звена. Подробнее о том, что мы можем предложить в части создания цифрового рабочего места, можно узнать здесь.