Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это современный способ управления документами и процессами, связанными с управлением персоналом в организации. Он позволяет автоматизировать многие рутинные задачи, связанные с учетом и обработкой данных о сотрудниках, а также упростить и ускорить процессы решения различных кадровых вопросов. В этой статье мы рассмотрим, как работает КЭДО, какие преимущества он предоставляет организациям и их сотрудникам, а также какие инструменты и технологии используются для его реализации.

Изменения Законодательства РФ в области кадрового электронного документооборота

В 2022 году к Трудовому кодексу РФ были приняты поправки, разрешающие организациям вести цифровую коммуникацию и обмениваться электронными документами в трудовых отношениях. Были добавлены три статьи, регулирующие:

  • Возможность использования электронного документооборота в трудовых отношениях;
  • Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;
  • Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Таким образом, формируется и само определение КЭДО:

Под кадровым электронным документооборотом понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Нужно ли переходить на КЭДО?

Переход на электронный кадровый документооборот – это добровольное решение компании. Однако, для организаций, в документообороте которых участвуют сотни внешних и внутренних документов, а также трудится большое количество сотрудников, КЭДО может быть эффективным решением.

Кадровый электронный документооборот предоставляет ряд преимуществ для организаций и их сотрудников:

  • Автоматизация рутинных процессов. С помощью КЭДО можно автоматизировать многие рутинные задачи, такие как учет и обработка данных о сотрудниках, регистрация отпусков и больничных листов, оформление заявок на переводы и т. д. Это позволяет сэкономить время и усилия HR-специалистов, которые могут сосредоточиться на более стратегически важных задачах.
  • Упрощение кадровых процессов. С помощью электронного документооборота можно упростить и ускорить многие кадровые процессы. Например, можно создать электронную форму для подачи заявок на отпуск, которую сотрудники смогут заполнять онлайн, а HR-специалисты смогут одним кликом одобрять или отклонять заявку. Также с помощью электронного документооборота можно создать единую базу данных сотрудников, которая будет доступна всем сотрудникам и HR-специалистам и будет обновляться в режиме реального времени.
  • Повышение эффективности работы. Кадровый электронный документооборот позволяет быстро и точно находить нужную информацию, что ускоряет работу HR-специалистов и упрощает жизнь сотрудникам. Также электронный документооборот помогает сократить количество ошибок и избежать потери документов, что также способствует повышению эффективности работы.
  • Снижение расходов. Кадровый электронный документооборот позволяет сэкономить на расходах на бумагу, канцелярские товары и печать. Также автоматизации кадрового документооборота можно сократить расходы на переводы документов из одного отдела в другой, так как все документы будут храниться в единой электронной системе.
  • Повышение качества услуг. КЭДО позволяет улучшить качество услуг, которые предоставляет HR-отдел. С помощью электронной системы можно создать онлайн-портал для сотрудников, на котором они смогут найти всю необходимую информацию и заполнять формы онлайн. Это упростит жизнь сотрудникам и повысит их удовлетворенность работой.
Показатели эффективности КЭДО по оценке Digital Design

Основываясь на нашем опыте автоматизации кадрового документооборота, мы можем сказать, что КЭДО позволяет:

  • В 3 раза снизить нагрузку на сотрудников кадрового отдела
  • В 10 раз ускорить документооборот внутри компании
  • На 70% уменьшить затраты на хранение, транспортировку документов
  • Исключить риски потери документов за счет создания резервной копии и облегченного поиска внутри системы

Разработанное Digital Design решение для организации КЭДО подходит как для крупного и среднего бизнеса. Оно позволяет автоматизировать кадровые процессы любой степени сложности на базе платформы Docsvision. Платформа обеспечивает требования пользователей к информационной безопасности и возможность двухфакторной авторизации при подписании документа. Веб-интерфейс КЭДО доступен на смартфоне, планшете, компьютере или инфокиоске.

Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает - Рабочее место рядового сотрудника

Рабочее место рядового сотрудника

Система КЭДО должна соответствовать основным законодательным требованиям: подписание кадровых документов и формирование сотрудниками запросов в кадровую службу. Также возможно использование дополнительных модулей со специальными кадровыми процессами. Так, например, продукт Digital Design включает в себя такие функциональные блоки:

  • Адаптация персонала
  • Управление командировками
  • Управление отпусками
  • Управление подбором и наймом персонала
  • Оценка персонала
  • Управление квалификацией
Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает - Рабочее место специалиста отдела кадров

Рабочее место специалиста отдела кадров

Что важно знать о КЭДО?

Несмотря на то, что в 2022 г. в КЭДО были переведены многие документы. Даже трудовые книжки перешли в цифровой формат и на бумаге зачастую не оформляются. Однако есть документы, бумажная версия которых является обязательной:

  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ (распоряжение) об увольнении;
  • журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Электронные документы подписываются электронной подписью. Для каждого участника процесса подписания кадровых документов предусмотрен свой вид электронной подписи. Работодатель может использовать унифицированную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или унифицированную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Если у сотрудника уже приобретена УКЭП, то ее можно использовать в кадровом документообороте организации. Если возникает необходимость в приобретении простой электронной подписи для сотрудника, то работодатель обязан ее обеспечить!

Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает - Рабочее место руководителя отдела кадров

Рабочее место руководителя отдела кадров

Из чего состоит процесс перехода на КЭДО?

Если в компании принято решение перевести кадровый документооборот в цифровую среду, то до осуществления проекта необходимо выполнить несколько шагов:

  1. Поиск и выбор системы. На рынке есть множество различных систем для кадрового электронного документооборота, поэтому первым шагом является выбор системы, которая будет наиболее подходящей для вашей организации. При выборе системы следует учитывать размер организации, ее специфику, бюджет и другие факторы.
  2. Разработка плана внедрения. После выбора системы необходимо разработать план внедрения, который будет содержать все необходимые шаги для успешной автоматизации кадрового документооборота. Этот план должен учитывать особенности вашей организации, а также определять ответственные лица и сроки реализации плана.
  3. Внедрение системы. После подготовки плана внедрения следует перейти к фактическому внедрению системы. Этот этап включает в себя установку системы, настройку параметров, импорт и экспорт данных, настройку прав доступа и другие необходимые действия.
  4. Обучение сотрудников. После внедрения необходимо обучить сотрудников, которые будут использовать систему. Обучение должно быть адаптировано к индивидуальным нуждам сотрудников, чтобы они могли полноценно использовать систему и не сталкиваться с трудностями.
  5. Поддержка и обслуживание системы. После успешного внедрения системы необходимо обеспечить ее постоянное обслуживание и поддержку. Это включает в себя регулярное обновление ПО, обработка сообщений об ошибках, обеспечение технической поддержки сотрудникам и т.д. Это необходимо, чтобы система всегда работала стабильно и эффективно.

Что еще почитать про СЭД

Digital Design эксперт в области СЭД, поэтому в нашем блоге можно почитать больше статей на тему электронного документооборота:

А также тематические вебинары на нашем YouTube-канале:

 

Следите за нашими новостями в Telegram-канале