Пресса о нас

Антон Варфоломеев, «Диджитал Дизайн»: В последние два года назрела потребность в коренной переработке интерфейсов СЭД | TAdviser

18 сентября 2017

Антон Варфоломеев, заместитель гендиректора «Диджитал Дизайн», в интервью TAdviser рассказал о движущих силах развития СЭД, перспективах машинного обучения и блокчейна в сфере документооборота, а также о том, какое место современные каналы коммуникаций занимают в управлении документами и как их преимущества «Диджитал Дизайн» применяет в собственных решениях.

Как вы оцениваете текущее состояние рынка СЭД и его основные точки роста?

По моим наблюдениям, в течение нескольких лет в России рынок СЭД в традиционном понимании этого слова как автоматизации делопроизводства, находится в состоянии насыщения. Все заказчики, имевшие такую потребность, так или иначе удовлетворили ее либо за счет заказных разработок, либо за счет внедрения готовых систем. Поэтому в данный момент идет постепенное расширение этих внедрений в части их дальнейшего распространения на процессы за пределами канцелярии. Также идет процесс постепенной замены ранее внедренных систем на более современные аналоги. Поэтому, если говорить про основные точки роста, то можно выделить процессы, связанные с договорным оборотом, с автоматизацией профильных подразделений — например, юридических, финансовых и так далее. Мы наблюдаем, что все большее количество организаций пытается на базе уже внедренной платформы СЭД автоматизировать какие-то нетипичные для СЭД процессы, и приветствуем эту тенденцию.

Насколько хорошая идея – нести СЭД в другие подразделения? Ведь есть же специализированные системы, ERP и CRM, способные взять на себя автоматизацию процессов. Приживется ли там система, вышедшая из канцелярии?

Здесь мы сталкиваемся с двумя разнонаправленными тенденциями. С одной стороны, ИТ-службы заказчиков, безусловно, заинтересованы в том, чтобы использовалась единая платформа для большего количества процессов, поскольку это сокращает затраты на сопровождение и поддержку. Это понятное и естественное желание. С другой стороны, действительно существуют какие-то фокусно ориентированные системы, закрывающие конкретные потребности, поэтому заказчик всегда пытается найти баланс между универсальностью и спецификой. Это как современные смартфоны, в которых есть и камера, и калькулятор, и масса других вещей — все они интегрированы в одном устройстве, но, конечно же, можно найти в виде отдельного устройства и лучшую камеру, и лучший калькулятор, и все остальное, но как показывает жизнь, все-таки люди стремятся к универсальности.

Поэтому я думаю, что в области ИТ-систем мы придем к тому, что появятся некие платформы, которые будут покрывать множество разнообразных процессов. Кроме того, все еще существуют предметные области, которые вообще никак не автоматизированы и никакими системами не покрыты. Например, это работа юридических служб, внутреннего аудита и контроля и так далее. И они прекрасно автоматизируются с помощью систем электронного документооборота.

В принципе, весь стек технологий СЭД в том виде, каким мы его знаем, сформировался уже, наверное, лет пятнадцать назад. Появилось ли в последнее время что-то новое в электронном документообороте в плане технологий?

В качестве, наверное, одной из основных движущих сил развития СЭД в последние несколько лет я вижу коренное изменение в подходе к проектированию интерфейсов систем. Действительно, многие системы документооборота, создавались еще в начале 2000-х годов и до сих пор имеют громоздкий и неудобный интерфейс. Чаще всего это толстый клиент, который требует физической установки на компьютер, работе с ним надо специально обучать людей. Сейчас мы наблюдаем растущий спрос на более удобный современный легкий, простой и понятный интерфейс, который будет интуитивным, работать без установки каких-либо программных компонент на компьютер, просто из браузера. Поэтому в последние, наверное, года два очень актуализировалась потребность в коренной переработке интерфейсов СЭД. Мы тоже эту тенденцию наблюдаем и стараемся соответствовать новым стандартам де-факто. Мы тоже переписываем интерфейс своей системы с традиционного толстого клиента на легкий браузерный, в котором будут оптимизированы сценарии работы пользователей с точки зрения удобства, минимизации количества кликов и так далее. Такой вещи, как UX, мы уделяем сейчас гораздо больше внимания, чем это было некоторое время назад.

Дополнительно я хотел бы отметить такие еще не востребованные практически, но горячо обсуждаемые технологии, как Machine Learning. О каких-то их промышленных внедрениях говорить еще рано, скорее, идут робкие исследования, каким образом технологии машинного обучения можно применить в сегменте документооборота.

Мы тоже такие исследования проводим, и я думаю, что практические результаты можно ожидать уже в 2018 году. И совсем уж робкие ростки дает технология блокчейн, которая сейчас активно обсуждается в первую очередь в банковской сфере. В сфере документооборота пока идет нащупывание того, как блокчейн может быть использован участниками обмена документами для удостоверения их действий — возможно, как будущая замена нынешним решениям ЮЗЭДО.

Однако, как показывает опыт внедрения ЮЗЭДО, даже с появлением законодательной базы этот процесс идет очень медленно и болезненно. На дворе 2017 год, а все еще только малый процент компаний перешел на юридически значимый документооборот. Я думаю, что с блокчейном тема будет еще более болезненная, потому что законодательной базы сейчас под это нет, и цель внедрения этого для компаний пока малопонятна.

Скажем, эта тема отдельного разговора. Потенциально блокчейн может решить многие задачи, где основным камнем преткновения является взаимное недоверие сторон – в том числе, межкорпоративный документооборот. Принимая во внимание ажиотаж вокруг блокчейн, поддерживаемый на высшем уровне, на перспективы его внедрения можно посмотреть даже более позитивно. И тот из вендоров, кто первый к этому движению примкнет, имеет неплохие шансы закрепиться на новом рынке.

Мы, по крайней мере, исследования в этой области ведем, но пока они еще на достаточно сыром уровне, чтобы об этом говорить. Я думаю, что эта тема будет активно развиваться в следующем году.

В продолжение технологического блока вопросов – что можете сказать о мессенджерах и других современных каналах коммуникаций. Каково их место в управлении задачами и документами?

Здесь более заметны позитивные тенденции, мы наблюдаем активный спрос со стороны заказчиков на подобные решения. Как это ни парадоксально, наибольший интерес проявляется со стороны государственных заказчиков. Это связано с тем, что в традиционных процессах документооборота слишком много времени занимают всевозможные согласования и обсуждения документов, и заказчики начинают понимать, что это можно в значительной мере оптимизировать.

Буквально в последние несколько месяцев мы столкнулись с ажиотажным ростом спроса на такую тему, как collaboration, что включает в себя обсуждение документа в чате или конференции, совместную работу с ним, когда несколько человек могут параллельно редактировать текст. Все это делается с целью ускорения работы. Спрос есть со стороны органов власти, госкорпораций и крупных коммерческих клиентов.

Все эти тенденции толкают нас к тому, чтобы как можно активнее внедрять новые каналы коммуникаций в наши системы. Со своей стороны, мы стараемся не изобретать велосипед и не пишем никакие собственные мессенджеры, а идем по пути интеграции с существующими на рынке системами. Например, у нас есть интеграция с Microsoft Skype for Business, мы интегрированы с российским ПО под названием CommuniGate Pro и планируем в ближайшее время поддержать протокол Jabber, чтобы интегрироваться с популярными мессенджерами.

Если говорить про какие-то уж совсем очень интересные «фишки», то мы предлагаем своим заказчикам такие вещи, как чат-боты, позволяющие автоматически давать ответы на вопросы пользователей. Например, найти документ с указанным номером. Или это могут быть процессы, связанные со структурированными данными — например, заказ отпусков, командировок и т.д. В этой теме у нас есть кое-какие концептуальные наработки, которые мы предлагаем заказчикам, чтобы совместно с ними нащупать реальные кейсы. Возможно, в следующем году у нас появится промышленное внедрение уже с этими ботами, но даже без ботов тема с мессенджерами и коммуникаторами будет очень динамично развиваться, и вскоре мы наверняка увидим массовый рост этих внедрений.

А видеоконференциям есть место в этом пейзаже?

Не могу сказать, что есть спрос именно на видеоконференции, встроенные в СЭД. У большинства заказчиков тема видеоконференцсвязи каким-то образом уже закрыта либо типовыми программно-аппаратными комплексами, либо какими-то программными решениями. Скорее, есть потребность интегрировать эти уже внедренные решения в СЭД, чтобы тот же Microsoft Skype For Business можно было просто вызвать из контекста документа или поручения и провести аудио- или видеоконференцию. То есть, речь не идет не о том, чтобы ВКС была непосредственно частью СЭД, а, скорее, об интеграции с существующими системами.

У Digital Design есть собственная система документационного управления «Приоритет». Расскажите немного о ней, какие вехи и достижения были в 2017 году.

Если говорить кратко, СДУ «Приоритет» — это решение, разработанное компанией Digital Design на базе отечественной платформы Docsvision. Делать его мы начали в 2007 году для нескольких крупных государственных заказчиков уровня министерств и основным фокусом было как раз покрытие их потребностей.

В последнее время мы не только активно продвигаем эту систему в госорганы, но и предлагаем крупным коммерческим заказчикам, потому что процессы документооборота у них во многом схожи. Это административное делопроизводство, резолюции и все остальное, что традиционно характерно для госорганов.

Если говорить про какие-то вехи в 2017 году, то здесь мы, скорее, идем в форматере потребностей наших клиентов, и наиболее крупных было две. Первая — это тенденция к централизации, когда заказчики стремятся из разнородных инсталляций системы в дочерних обществах сделать централизованную систему, что естественным образом повышает нагрузку на нее. Поэтому нам приходится заниматься оптимизацией и платформы Docsvision, и своего решения для того, чтобы эту повышенную нагрузку выдерживать.

Могу с гордостью сообщить, что весной этого года мы закончили цикл доработок и провели нагрузочное тестирование на базе Microsoft Technology Center в Москве, в ходе которого на реальной базе одного из наших заказчиков эмулировалась одновременная работа 100 000 пользователей. Тесты показали, что СДУ «Приоритет» выдерживает такую нагрузку без заметного снижения скорости работы. Тем самым можем показать нашим заказчикам, которые думают о масштабировании и централизации, что наша система к такому режиму работы готова.

Ну и второе направление, которое мы активно прорабатываем, это импортозамещение. Хотя наша система и платформа Docsvision, на которой она базируется, являются отечественными в полном смысле слова и входят в реестр отечественного ПО, тем не менее, в инфраструктурной части мы продолжаем ориентироваться на технологии Microsoft, используя SQL-сервер в качестве СУБД и Windows-сервер в качестве сервера приложений. В связи с законодательными требованиями к ПО для госорганов мы вынуждены мигрировать свою систему на СПО, в частности, Linux и Postgres. Весной этого года завершился первый этап этой миграции, и под эгидой Минкомсвязи был успешно выполнен пилотный проект на базе Министерства промышленности и торговли, где нашу СЭД и набор офисного ПО также от российского производителя обкатывали на процессах этого заказчика. Был выявлен определенный список замечаний, которые мы сейчас устраняем, с тем, чтобы в ближайшие месяцы быть готовыми к полноценной миграции на СПО в части инфраструктуры. Вот, наверное, две самых главных вещи, которыми мы занимались в этом году.

Скажите, это будет одна система, которая работает на разных платформах, или фактически две системы, два исходных кода — один под Microsoft, другой под СПО?

В части базы данных это два совершенно разных кода, потому что невозможно реализовать какой-то единый вариант работы с разными БД. Просто технологически такого варианта не существует. А вот если говорить про Linux как сервер приложений, то мне кажется, что мы вообще пока единственные в России, кому удалось нащупать технологический подход, который позволяет на базе единого исходного кода иметь возможность запуска системы и под Linux, и под Windows. Я сейчас говорю о фреймворке под названием Microsoft .NET Core. Я не знаю в России ни одной крупной компании, которая бы на этот фреймворк перевела свои промышленные решения и получила бы соответствующие преимущества. Мы, наверное, будем первопроходцами в этой области.

Что еще интересного может появиться в следующем году?

Как я уже сказал, со стороны наших заказчиков есть активный спрос на изменение интерфейса, а самое главное — на изменение бизнес-процессов. Постепенно даже все госорганы стараются уйти от жесткого регламентного управления и перейти к каким-то более современным, гибким, более быстрым способам работы с документами. Со своей стороны, мы это всячески пытаемся поддерживать. В частности, мы реализуем новый интерфейс и средства коллективной работы с использованием чатов и мессенджеров. Также мы реализуем комплекс мобильных клиентов для работы с документами с мобильных устройств. Жизнь подталкивает нас к тому, чтобы мы давали людям более удобные, продуктивные, понятные средства работы с документами. Полагаю, что это характерно не только для СДУ «Приоритет» и наших заказчиков, а вообще для всей отрасли. Сейчас заказчики просто перестают обращать внимание на СЭД с устаревшим интерфейсом, которые были на рынке десять лет назад. Все требуют нового, удобного, понятного, простого. И мы будем активно в этом направлении развиваться.

Однако часто бывает, что при замене старых СЭД на новые, у заказчиков не сокращается число согласующих в цепочке, как было их двадцать человек, так и остается. Соответственно, эффективность процессов не растет. С этим-то что делать?

К счастью, дела обстоят не совсем так. Сейчас многие заказчики тоже хотят меняться не только с точки зрения технологической платформы, но и с точки зрения своих регламентов. И здесь, наверное, в числе первых можно назвать Сбербанк, который сейчас активно меняется, в том числе, внутри, перестраивая свои регламенты и уходя от длительных циклов согласований и резолюций к гибким процессам по методологии «Сберджайл» версии 2.0. Но не только Сбербанк является здесь паровозом — даже в госорганах мы наблюдаем, что пришла новая волна управленцев. Это современные молодые менеджеры, которые сейчас занимают крупные посты в министерствах, и которые тоже требуют и от вендоров, и от своих подчиненных, чтобы работа выполнялась более быстро и продуктивно. Они настроены переходить к коллективной работе, к одновременным обсуждениям, и стремятся к сокращению согласований, утверждений и прочей бюрократии. Так что в плане оптимизации процессов определенно видны позитивные сдвиги.

Это радует. Насколько я знаю, у вас есть также и зарубежные проекты, да?

Зарубежные проекты есть, но их минимальное количество.

Тем не менее, было бы интересно узнать, есть ли какая-то специфика госсектора в России по сравнению с другими странами. Чиновники везде одинаковы или это не так?

Здесь я затруднюсь прокомментировать, потому что наши зарубежные внедрения были не в государственных организациях, а в коммерческих компаниях. Даже в России у них есть существенные отличия от государственных органов. Но, если говорить именно о специфике российских органов власти, то та степень формализации, косности регламентов, которая была характерна несколько лет назад, постепенно уходит. Возможно, в ближайшие два-три года начнут стираться границы между потребностями государственных и коммерческих заказчиков. Сейчас их пожелания постепенно сближаются, и мы через несколько лет уже не увидим отдельных сегментов решений для государственного и коммерческого секторов.

Неужели?! Разве специфика госорганов не останется хотя бы в виде одного из вертикальных решений?

Управление в любой организации, будь то коммерческая компания или орган власти все равно строится на общих базовых принципах. Один из них — это выдача поручений и контроль исполнения. Руководитель только этим и занимается — он что-то согласует и что-то поручает и контролирует. С этой точки зрения и в бизнес-заказчиках, и в гос- эти базовые процессы будут развиваться и оптимизироваться одинаковым образом. Процесс согласования будет оптимизироваться через коллективную работу, а процесс контроля поручений — через упрощение интерфейсов, уменьшение длины цепочки поручений и так далее, что, безусловно, не исключает появления каких-то специфических отраслевых решений — например, для ритейла, архив первичной финансовой документации, а для госсектора это могут быть какие-то отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Да, такие отраслевые нотки есть, но то, что лежит в основе, ядро системы — оно развивается синергично.

К сожалению. Что можно сказать в целом о динамике рынка и о перспективах вашей компании?

Если говорить в целом, то рынок уже несколько лет подряд активно не растет. Скорее, мы видим свои возможности в том, что организации меняют одну внедренную систем на другую, а новых заказчиков почти нет. Поэтому основные точки роста — развитие в существующих клиентах или миграция со старых СЭД конкурентов.

По нашим наблюдениям, нормальный жизненный цикл не только СЭД, а вообще любой информационной системы в организации составляет около семи лет. Те, кто в семь лет назад что-то внедрили, сейчас настроены обновлять свои системы, чем мы и пытаемся воспользоваться. Импортозамещение тоже играет нам на руку, потому что те, у кого были внедрены западные системы, причем не только госорганы, ищут возможность сэкономить и взять вместо, например, Documentum какие-то отечественные СЭД. И здесь для нас есть окно возможностей.

Если говорить про наши собственные планы, то в следующем году, я вижу, примерно 80% нашей выручки будет формироваться за счет развития существующих клиентов — вширь с точки зрения новых процессов и вглубь с точки зрения привлечения новых пользователей. Новые клиенты должны принести нам где-то 20% выручки, но скорее всего, это будут проекты по переходу с других СЭД. Если говорить о совсем новых клиентах, у которых раньше никаких СЭД вообще не было, то это единичные случаи, их можно пересчитать по пальцам одной руки — либо вновь созданные организации, либо те, кто дозрел до соответствующего масштаба, преодолели порог в несколько сотен сотрудников, и у них появилась эта потребность.

То есть, как говорят трейдеры, на рынке установился флэт?

Да, каких-то резких шоков не предвидится, для этого нет никаких оснований. Возможно, мы увидим постепенное слияние рынка СЭД/ЕСМ с рынком ВРМ в России, потому что растет спрос на автоматизацию процессов, но это не будет носить взрывной характер, это будет эволюционный процесс, который растянется на несколько лет.


Источник: TAdviser

К списку прессы ...