О дивный новый мир, или автоматизация бизнес-процессов компании: вчера, сегодня, завтра

По мнению экспертов рынка, современная концепция BPM, которая подразумевает моделирование бизнес-процессов средствами программных систем, сформировалась где-то в начале 2000-х. В России BPM-системы прошли свой путь, с опозданием на 10 лет, и начался он где-то в 2010-х. Сейчас российский рынок заметно активизировался, TAdviser считает, что основная причина в том, что «практически все, что могло быть оптимизировано (консолидировано, сокращено) без применения BPM, уже выполнено, и достигнутые эффекты успели девальвироваться».

BPM как часть СЭД/ECM, CRM и ERP

Иностранные информационные системы автоматизации бизнес-процессов появлялись как самостоятельные единицы с целью цифровой трансформации бизнеса. Что касается российских BPMS, то они выросли из систем электронного документооборота (СЭД), или точнее будет сказать «вросли».

Действительно, в России годами все компании, производства, государственные органы пытались перевести в электронных вид то, что они десятилетиями делали на бумаге. А поскольку почти каждый внутренний процесс в российской организации сопровождался «бумагой», автоматизация документооборота была на первом месте.

Но внедрение “классической” СЭД постепенно отходит в прошлое. Сегодня компаниям нужно управление цифровыми бизнес-процессами.

Стандартные системы управления документооборотом уже внедрены во всех крупных компаниях и государственных органах, поэтому рынок автоматизации делопроизводства смещается в сторону малого и среднего бизнеса, который в большей степени ориентирован на облачные недорогие решения.

Но рынок СЭД для крупного бизнеса не прекратил существование, а трансформировался в сторону автоматизации не только стандартных процессов документооборота, но и смежных бизнес-процессов, связанных с обменом документами. Многие компании, внедрившие СЭД ранее, сейчас либо переходят на новые, более функциональные решения с целью охватить большее количество смежных процессов, либо модернизируют существующие решения, добавляя к ним новые готовые или собственные модули. Поэтому сейчас в России рынки СЭД и BPM сблизились настолько, что многие эксперты их даже не разделяют, а говорят о едином рынке ECM/BPM.

Разработчики СЭД также активно развивают свои решения, улучшая workflow-движок и добавляя все больше готовых модулей для автоматизации уникальных бизнес-процессов, будь то планирование закупок, финансовый или технический архив, юридическая деятельность, система управления KPI сотрудников и т. д. Из-за того, что все ECM/BPM платформы работают по единой логике, заказчики сейчас могут выбирать не только между платформами, но и между решениями на этих платформах, используя под каждый бизнес-процесс наиболее подходящее решение.

Типичный проект для крупного заказчика на рынке ECM/BPM похож на наш проект для ГУП «ТЭК Санкт-Петербург». В 2014 году в компании было принято решение сменить СЭД на более функциональную и позволяющую автоматизировать большее количество бизнес-процессов. Тогда мы внедрили систему Docsvision, при помощи которой были автоматизированы базовые бизнес-процессы документооборота (работа с входящей и исходящей документаций, согласование документов) и ряд специфических процессов:, например, заказ и выдача пропусков, обработка заявок сотрудников, организация и управление совещаниями.

В дальнейшем в компании было решено дополнительно автоматизировать претензионно-исковую работу (ПИР), и лучшим решением было автоматизировать ее на уже имеющейся платформе Docsvision. В 2017 году мы реализовали проект автоматизации ПИР с помощью разработанного нами готового решения на платформе Docvsision.

BPM сегодня: утопия или реальность

Сейчас технически возможно осуществить цифровую трансформацию управления бизнес-процессами , более того, для этого может быть достаточно одной платформы. Такой системой может выступить любая современная СЭД с BPM-движком. Она должна отвечать двум простым требованиям: быть модульной и «поворотливой», т. е. легко настраиваться даже не специалистами, ведь бизнес меняется быстро, а проекты по внедрению BPM-систем до сих пор могут тянуться месяцами (а иногда и годами).

Одной из таких платформ сегодня является Docsvision. Согласно рейтингу аналитического центра TAdviser, платформа входит в тройку самых популярных BPM-систем, а Группа компаний Digital Design - в топ-5 компаний-подрядчиков BPM.

Конструктор бизнес-процессов в Docsvision

Конструктор бизнес-процессов в Docsvision

Для нас Docsvision — больше, чем просто программная платформа, она стала родной средой обитания для множества решений компании. За десятилетия совместной тесной работы над развитием платформы специалисты Digital Design смогли накопить хороший портфель решений и помогли сотням заказчиков запустить процесс цифровой трансформации бизнес-процессов.

На базе Docsvision мы смогли обеспечить автоматизацию практически всех корпоративных бизнес-процессов – от документооборота до автоматизации аудита, контроля и оценки рисков, проведения удаленных совещаний.

Так, например, пару лет назад был реализован масштабный проект в СТД «Петрович», когда мы перевели все службы бэк-офиса в единую систему на базе Docsvision: были автоматизированы процессы подачи заявок специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, службы эксплуатации, договорной документооборот и процесс работы с первичной документацией. Подробнее о проекте можно прочитать здесь.

Интересный проект был реализован в «Сетелем Банке», где, помимо основных документационных процессов, на Docsvision автоматизировали претензионно-исковую работу и подключили сервис уведомления о подозрении в мошенничестве. И таких примеров много.

Что нас ждёт в 2020 – 2021 годах?

На основе нашего опыта и опыта коллег, можно выделить несколько основных трендов на рынке ECM/BPM, которые были актуальны в 2019 году и будут сохранять силу в 2020-2021 годах:

  • Продолжение слияния СЭД/ЕСМ и BPM-систем. Сейчас на рынке все еще присутствуют узкоспециализированные решения для автоматизации делопроизводства, но их становится все меньше. Многие производители, которые раньше ориентировались только на рынок СЭД, дополняют свои решения сильным workflow-движком для автоматизации бизнес-процессов предприятия, не связанных напрямую с делопроизводством.
  • Повышение уровня киберзащиты систем. Чем больше бизнес-процессов будет трансформироваться в цифру, тем надёжней должна быть защита системы, в которой эти процессы будут жить.
  • Развитие облачных систем. Этот тренд напрямую связан с киберзащитой, потому что BPM-системы, которые могут поддержать облачную модель, на рынке есть, но проблема перехода в облака заключается в неготовности компаний размещать там свои данные.
  • Применение интеллектуальных алгоритмов (Big Data, Machine Learning). Системы накапливают много данных, поэтому требуется хороший инструментарий оперативной аналитической обработки этих данных.

Пока живых примеров, когда из офиса компании исчезли все бумажные документы и операции осуществлялись бы только в цифровом виде на единой платформе, не встречалось. Это связано с организационными сложностями и проблемами структуризации бизнес-процессов. Но растущее с невероятной скоростью число проектов доказывает, что компании стремятся к этому и процесс цифровизации имеет положительный эффект.