Пресса о нас

Типовые сценарии обработки документов / СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

10 июня 2014

На вопросы читателей отвечает Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, Digital Design.

 

Типовые сценарии обработки документов

Какие существуют типовые сценарии обработки документов?

Начальник общего отдела, Новгородская обл.

Типовые сценарии обработки бумажных документов при их загрузке в СЭД – это перевод документов в электронный вид и дальнейшее их включение в процессы оперативного документооборота или перенос в электронный архив на хранение. Имеет смысл загружать в СЭД те документы, которые являются востребованными в документообороте организации, либо документы с длительным сроком хранения. В некоторых случаях можно просто заводить карточку документа с указанием места физического хранения «твердой копии». При небольших объемах документопотока для тех документов, которые переводятся в электронный вид, сканирование документов при внесении в СЭД и их распознавание (позволяющее осуществлять поиск в СЭД не только по данным, но и по тексту документа) может осуществляться вручную. При больших объемах целесообразно использовать средства автоматизированной обработки документов (часто их называют средствами потокового ввода).

В зависимости от масштабов предприятия стоимость организации системы автоматизированной обработки документов может колебаться от нескольких десятков тысяч до многих миллионов рублей, поэтому следует продуманно подходить к выбору как средств, так и типов документов, которые планируется обрабатывать автоматически.

Организация потокового ввода будет оправдана, если позволит существенно сократить время и трудозатраты на ввод документов, а также уменьшить количество ошибок при регистрации.

 

Автоматизация процесса заведения карточки документа

Как можно автоматизировать процесс заведения карточки документа?

Зав. общим отделом, г. Стерлитамак

В случае регистрации документов, поступающих в организацию, основным способом автоматизации заведения карточки является использование функций распознавания документов. Способ с распознаванием документов применим в основном к вводу структурированных документов, имеющих «жесткую» форму – анкет, бланков, типовых договоров, счетов-фактур и т. д. В этом случае с помощью настроек СЭД, системы сканирования и системы распознавания можно реализовать практически полностью автоматический ввод документов – достаточно загрузить документы в потоковый сканер, и система ввода распознает данные документов, а СЭД создаст карточки, заполнит их поля необходимой информацией и прикрепит сами документы к карточкам. При этом нужно иметь в виду, что на практике для больших объемов сканирования и распознавания документов кроме станций сканирования и распознавания также организуются и станции верификации (на станции верификации производится редактирование результатов распознавания для проверки качества).

Несмотря на широкие возможности современных систем распознавания, они все же не дают стопроцентной гарантии корректного распознавания, поэтому необходимость ручного контроля все равно остается.

Что касается неструктурированных документов, таких, например, как входящие письма от разных корреспондентов или нетиповые договоры, то из-за различного оформления таких документов и вариаций расположения ключевых элементов (отправитель, адресат, название организации, дата, номер и пр.) на странице распознавание и автоматизированный ввод таких документов является сложной и дорогостоящей в реализации задачей, не дающей гарантированного результата. При использовании современных средств интеллектуального распознавания и верификации документов эта задача частично решаема, но на практике редко имеет целесообразность. Если же говорить об автоматизации заведения карточек документов в СЭД на основе данных из других информационных систем, а не поступивших бумажных документов – здесь интеграционные возможности современных СЭД позволяют реализовать практически любой сценарий.

Например, карточка договора может создаваться автоматически на основании данных по завершенному конкурсу с торговой площадки, карточка счета в учетной системе может быть заведена на базе карточки договора и т. д.


СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№6 июнь 2014

К списку прессы ...