Пресса о нас

Автоматизация претензионно-исковой работы | Корпоративный юрист

15 апреля 2016

Основные проблемы, сопровождающие активную претензионно-исковую деятельность, можно описать тремя словосочетаниями: проигранные суды, потерянное время, потерянные деньги. На самом деле, даже одним – потерянные деньги. И чем больше организация, тем более явным становится масштаб бедствия – проигранные суды исчисляются десятками, потеря времени измеряется в человеко-месяцах, а неверные управленческие решения в условиях отсутствия информации приводят к миллионным убыткам.

Алексей Чернышев,
эксперт Digital Design

 

Когда недостаточная эффективность ведения претензионно-исковой деятельности в компании становится очевидной всем, появляется понимание, что с этим что-то нужно делать. Но что именно?

Ответ на этот вопрос вполне логичен. Для того чтобы решить любую проблему, нужно сперва определиться с ключевыми факторами, которые ее вызывают, а затем – с методами и инструментами, которые позволят эти факторы если не устранить, то, как минимум, снизить их негативный эффект. Давайте попробуем разобраться.

Почему проигрываются суды (речь, конечно, идет о тех судебных делах, которые принципиально могли бы быть выиграны)?

Скорее всего, ни для кого не станет новостью, что частой причиной этого является человеческий фактор. Такие явления, как перегрузка сотрудников юридической службы, потеря нужной информации в большом потоке задач и дел, несвоевременное исполнение поручений руководства и неконтролируемое исполнение процессов ведения дел приводит к тому, что в судебных спорах компания не достигает максимальных результатов.

Сюрпризом разве что может стать реальный масштаб этой проблемы – до 30% споров проигрываются из-за человеческого фактора. Именно такой порядок цифр озвучивают на встречах с нами крупные российские компании, ведущие внутреннюю аналитику по данному вопросу. Впечатляющий показатель, особенно если пересчитать его в деньги, недополученные компанией.

Вторая проблема – потеря ценного времени юристов на непродуктивную деятельность. К ней можно отнести такие нужные, но непродуктивные действия, как сведение и корректировка реестров в табличной форме, ручное построение отчетности, временные затраты на поиск документов и т.д. и т.п.

Ничего удивительного – при тех инструментах, которые традиционно используются юридическими службами для ведения претензионно-исковой деятельности (сетевые файловые папки, электронная почта, Excel) – это обычное явление. Вместо того чтобы готовиться к судебным заседаниям, юристы ищут документы, ведут реестры, сводят отчетность и занимаются «выбиванием» нужной информации из «контрактодержателей» – бизнес-подразделений.

К напрямую потерянным денежным средствам, например, приводит отсутствие консолидированной информации и аналитики по контрагентам. Особенно это актуально для холдинговых и территориально распределенных компаний. Примером таких потерь может быть заключение одним из ДЗО холдинга договоров с контрагентами, по которым уже есть споры и невыполненные обязательства – а такие случаи далеко не единичны.

Соответственно, задачи, которые нужно решить, для того чтобы минимизировать влияние этих проблем на претензионно-исковую деятельность компании, можно обозначить так:

  • сократить количество дел, проигрываемых из-за влияния человеческого фактора;
  • минимизировать непродуктивную деятельность юристов и сделать их работу сфокусированной на достижении максимальных результатов претензионно-исковой деятельности;
  • дать руководству компании полную картину для принятия решений по работе с контрагентами (поставщиками и заказчиками) и риск-менеджмента.

Определившись с задачами, можно начинать искать инструмент для их решения. Очевидно, что этот инструмент должен быть, во-первых, многофункциональным, и, во-вторых, способным обеспечить работу различных групп пользователей со своими задачами и потребностями.

У компании Digital Design такой инструмент есть. Это система автоматизации претензионно-исковой работы. Она появилась в ходе решения задач ПИР для наших заказчиков – система автоматизации претензионно-исковой работы.

Для нас было крайне важно сделать систему действительно эффективной, способной как облегчить работу корпоративных юристов, так и достигнуть целей, стоящих перед их руководителями, поэтому мы выделили несколько основных групп пользователей:

  • линейные специалисты юридических служб;
  • руководители юридических служб;
  • топ-менеджеры, курирующие работу юридического блока.

Нужно помнить, что любая эффективная система автоматизации делается для людей. Необходимо понимать, что именно нужно ее пользователям для того, чтобы улучшить показатели их работы.

Для линейных сотрудников важно:

  • не терять важные задачи в потоке информации, четко понимать статусы текущих активностей, их приоритеты и сроки;
  • иметь доступ ко всей необходимой информации в интерфейсе «единого окна»;
  • отчитываться руководству «на лету», не тратя драгоценное время на подготовку отчетности.

Поэтому для них реализованы такие возможности, как:

  • планирование собственной работы;
  • контроль сроков исполнения по своим задачам;
  • возможность постановки формальных задач (с напоминаниями и контролем) в бизнес-подразделения;
  • получение информации из разных источников (канцелярия, договорной отдел, финансовая служба, бизнес-подразделения, КАД);
  • постоянный доступ к документам, в том числе из зала суда;
  • быстрый доступ к архивным материалам и документам или истории работы по текущему вопросу.

Для руководителей юридической службы важно:

  • правильно распределять загрузку между сотрудниками, чтобы обеспечить выполнение всех задач качественно и в срок;
  • контролировать как конкретные судебные дела, так и работу сотрудников в целом;
  • вести метрики по работе собственной службы, оценивая ее эффективность и улучшая ее работу.

Поэтому им будут полезны такие функции, как:

  • управление загрузкой сотрудников, перераспределение задач;
  • передача дел между сотрудниками (преемственность);
  • контроль исполнительской дисциплины (в т.ч. в распределенных структурах);
  • быстрое получение аналитической и статистической отчетности о работе юрслужбы.

Топ-менеджерам, курирующим работу юридической службы, как правило, интересна только верхнеуровневая информация, поэтому в системе для них есть отчеты. Начиная от метрик по работе юридической службы и аналитики по контрагентам и заканчивая статистикой по ведению исполнительного производства. Отчеты отображаются в наглядном виде (светофоры, индикаторы, показатели), и руководитель юридической службы может, например, распечатывать их из системы и предоставлять на отчетных совещаниях.

Для того чтобы узнать больше о возможностях создания систем автоматизации претензионно-исковой работы, задайте вопрос нашим экспертам: info@digdes.com.


Источник: www.clj.ru

К списку прессы ...